Paket mi özel mi? 5 yıllık toplam maliyet

Hesap nasıl yapılıyor?

İki kolon da açık aritmetikle yürür; içeride ağırlıklandırma, düzeltme katsayısı ya da gizli bir model yoktur.

Hazır paket kolonu

1. Lisans birikimi = kullanıcı sayısı × kişi başı aylık lisans × 12 ay × yıl sayısı. Kiralık yazılımın tanımı gereği bu kalem hiç bitmez; kullanıcı sayısı arttıkça doğrusal büyür.
2. Uyum emeği = aylık uyum saati × saatlik personel maliyeti × 12 ay × yıl sayısı. Paketin kapsamadığı iş için kurulan Excel köprüleri, iki sistem arasındaki manuel aktarımlar ve “program böyle yapmıyor” çözümleri bu satıra girer.
3. Kurulum ve danışmanlık = tek seferlik. Paket kurulumları çoğunlukla ayrıca faturalanan bir uyarlama emeği içerir; hesaba dahil edilmesi karşılaştırmayı dürüstleştirir.

Özel sistem kolonu

1. Geliştirme bedeli = tek seferlik. Varsayılan 250.000 ₺, yayımlı kurumsal bandın (200.000 - 400.000 ₺) içindedir. Kendi teklifinizdeki rakamı girin.
2. Bakım = geliştirme bedeli × seçilen yüzde × yıl sayısı. Yayımlı planlar %12 (temel), %18 (profesyonel) ve %25 (kapsamlı). Bakım isteğe bağlı olduğu için %0 seçeneği de vardır.
3. Barındırma = yıllık bedel × (yıl sayısı − 1). İlk yıl dahil olduğu için hesaba girmez; kendi sunucunuzda çalışacaksanız 0 ₺ seçin.

Başabaş noktası ayrıca hesaplanır: özel sistemin toplam bedeli, paketin yıllık yinelenen giderine bölünerek kaç yılda eşitlendiği bulunur. Bu satır, “ne zaman öne geçer” sorusunun cevabıdır ve yıl sayısından bağımsızdır.

Karşılaştırmanın en kritik satırı: uyum emeği

Çoğu firma bu karşılaştırmayı yalnız lisans üzerinden yapar ve paket ucuz çıkar. Oysa pratikte farkı belirleyen kalem lisans değil, paketin dışına taşan iştir. Şu üç durum tanıdık geliyorsa uyum emeği satırınız düşündüğünüzden büyüktür:

• Program bir işi yapmadığı için o iş Excel’de yürüyor ve sonuç el ile programa giriliyor.
• İki sistem arasında düzenli olarak dosya taşınıyor; kimse bunu “iş” saymıyor ama her hafta saat yiyor.
• Rapor programdan çıkmıyor; birileri veriyi dışarı alıp elle biçimlendiriyor.

Bu üçünün toplam süresini kabaca bile ölçerseniz karşılaştırma bambaşka çıkar. Ölçmek için ayrı bir araç kullanmak isterseniz elle iş maliyeti hesaplayıcısına geçin; oradaki yıllık saat sayısını 12’ye bölüp buraya aylık saat olarak girebilirsiniz.

Sonucu nasıl okumalısınız?

Toplam rakamdan çok eğimlere bakın. Kullanıcı sayısını 20’den 40’a çıkarıp yeniden hesaplayın: paket kolonu iki katına çıkarken özel kolon hiç değişmez. Bu, iki modelin arasındaki asıl farktır — kiralık yazılımda büyümek pahalıdır, özel sistemde bedavadır. Aynı şeyi yıl sayısıyla da yapın: 3 yılda paket önde olabilir, 7 yılda tablo dönebilir.

Toplamın dışında kalan ve parayla ölçülemeyen kalemleri de not edin, çünkü karar yalnız aritmetikle verilmez:

• Kod sahipliği. Özel sistemde kaynak kod ve mimari belge sözleşmeyle size teslim edilir; pakette yazılım tedarikçinin sunucusunda kalır.
• Süreç uyumu. Pakette siz programa uyarsınız, özel sistemde program size uyar. Bu farkın bedeli genellikle uyum emeği satırında görünür ama tamamı oraya sığmaz.
• Çıkış maliyeti. Paketten ayrılırken veriyi ne ölçüde çıkarabildiğiniz sözleşmeye bağlıdır; özel sistemde veri ve şema zaten sizindir.
• Geçiş riski. Özel geliştirme bir proje riski taşır: kapsam kayması, gecikme, yanlış tasarlanmış modül. Bu risk hesapta görünmez; kademeli teslimle yönetilir.

Hazır paket ne zaman doğru cevaptır?

Dürüst cevabı verelim, çünkü aracın işi sizi bir yöne itmek değil karar aldırmaktır. Süreciniz sektör standardının içinde kalıyorsa, kullanıcı sayınız azsa, paketin kapsamadığı iş için ayrı bir düzen kurmuyorsanız ve yılda birkaç saatten fazla uyum emeği harcamıyorsanız hazır paket sizin için doğru seçimdir. Bu durumda özel yazılım gereksiz bir yatırımdır ve araç da bunu gösterir.

Tersi de aynı ölçüde nettir: aynı veriyi iki kez giriyorsanız, paketin dışına taşan iş için düzenli Excel kuruyorsanız ve kullanıcı sayınız büyüyorsa, paketin maliyeti her yıl artarken sizin memnuniyetiniz azalır. O noktada tek süreçlik bir pilot (yayımlı band 80.000 - 150.000 ₺, 2-4 hafta) hem riski hem bütçeyi küçük tutar.

Kademeli geçiş, tek seferde değişimden daha ucuzdur

Hesap “özel sistem öne geçiyor” dediğinde bile tüm paketi bir gecede sökmek doğru hamle değildir. KodDelta’nın önerdiği sıra şudur: en çok saat yiyen tek süreç seçilir, o süreç için çalışan bir modül kurulur, paket yerinde kalmaya devam eder. Modül sahada karşılığını verdiğinde ikinci süreç alınır. Bu yol üç şeyi birden korur: nakit akışını, ekibin alışma süresini ve yanlış tasarım riskini. Örnek bir senaryo üzerinden aynı hesabın nasıl okunacağı 5 yıllık TCO yazısında anlatılıyor. Ayrıntılı geçiş planı için paket programdan geçiş sayfamıza, karar kriterleri için paket vs özel karşılaştırmasına bakabilirsiniz.

Sık Sorulan Sorular