Paketin bittiği yerde, sizin sisteminiz başlar

Şirket paketten ne zaman taşar

Özel yazılım ihtiyacını gösteren şey teknik bir eksiklik değil, günlük işin aldığı hâldir. Depo sorumlusu sayımı programda değil, çıktı aldığı listede yürütür. Satın alma talebini şef mesaj grubunda onaylar, sonra biri o onayı ekran görüntüsü olarak dosyaya koyar. Aynı siparişi satış temsilcisi muhasebe programına, planlamacı üretim tablosuna, sevkiyatçı da kendi listesine girer. Ay sonunda "bu ürünün gerçek maliyeti neydi" sorusuna kimse aynı sayıyla cevap veremez, çünkü sayının kaynağı üç ayrı yerdedir.

Nedeni şu: paket program kendi kurgusuna uyan işi iyi yapar. Fatura keser, cari tutar, stok düşer. Şirketi rakibinden ayıran işi — özel fiyatlandırma kuralını, montaj rotasını, sözleşmeye bağlı bakım takvimini, iki kademeli iskonto onayını — kapsamaz. Kapsamayan iş yok olmaz; programın dışına, tabloya ve mesaj grubuna taşar. Özel yazılımın konusu tam olarak o taşan kısımdır.

Bu sayfa neyi kapsıyor, neyi kapsamıyor

Burada anlattığımız şey şirketin operasyonunu yürüten yönetim sistemidir: iş emri, stok hareketi, satınalma talebi, onay zinciri, saha kaydı, proje maliyeti ve yönetim raporu. Sektörde bu kapsama genellikle "ERP" deniyor; biz kısaltma yerine sizin süreç adlarınızı kullanıyoruz.

Kapsamadığımız iki alan var. Birincisi resmî muhasebe: yevmiye, mizan, beyanname ve e-defter mevzuatın biçimi dayattığı alanlardır, orada paket program daha doğru bir yatırımdır. İkincisi bordro. Bu ikisini yerinde bırakıyor, sistemi onların üstüne kuruyoruz. Nasıl bağlandıklarını aşağıda anlattık.

Özel yazılım ne zaman mantıklı, ne zaman değil

Bu kararı sizin yerinize vermiyoruz, ama ölçütü açık yazıyoruz. Aşağıdaki iki listeyi kendi şirketinizle karşılaştırın.

Ayrımı sayıyla görmek isterseniz paket ve özel yazılım karşılaştırması ile beş yıllık toplam sahip olma maliyeti hesaplayıcısı aynı soruya iki farklı açıdan bakıyor.

Sistemin ömrünü belirleyen dört mimari karar

Bir kurumsal sistemin iki yıl sonra hâlâ işe yarayıp yaramayacağını ekran tasarımı değil, ilk haftalarda verilen dört karar belirler. Bu kararları keşif aşamasında sizinle birlikte alıyor ve yazıya döküyoruz.

1. Veri modeli — neyin kaydını tutuyorsunuz

   Sistemin merkezinde duran kayıt nedir ve ötekiler ona nasıl bağlanır. Bir asansör bakım firmasında merkez kayıt cihazdır; bakım, arıza, parça ve sözleşme ona bağlanır. Bir imalatçıda merkez kayıt iş emridir. Seçim yanlışsa her yeni ihtiyaç tabloya bir sütun daha ekler ve sistem birkaç yılda okunamaz hâle gelir. Doğruysa yeni modül mevcut kayıtlara takılır, şema yerinde kalır.

2. Roller ve yetki — kim neyi görüyor

   Yetkiyi ekran gizleyerek değil veriyi sınırlayarak kuruyoruz. Vardiya şefi yalnız kendi vardiyasının kayıtlarını, bayi yalnız kendi siparişlerini, taşeron yalnız kendine atanan işi görür. Rolleri baştan tanımlarsak sonradan gelen "bu kişi şunu görmesin" isteğini tek ayarla karşılıyoruz. Yetki katmanını sonradan eklemek ise her ekranı yeniden yazmayı gerektirir.

3. Denetim izi — kim, ne zaman, neyi değiştirdi

   Kritik kayıtlarda değişikliğin kendisi de bir kayıttır. Fiyatı kim, ne zaman, hangi değerden hangi değere çekti; iş emrini kim kapattı; onayı kim hangi gerekçeyle verdi. Denetim izini baştan yazmanın maliyeti düşüktür ve "bunu kim yaptı" tartışmasını bitirir. Sonradan eklerseniz geçmiş veriyi kurtaramazsınız, iz yalnız o günden sonrasını gösterir.

4. Sistem sınırı — nerede biter, nerede köprü başlar

   Hangi işin özel sistemde, hangisinin mevcut paket programda kalacağını baştan çiziyoruz. Sınır belirsiz kalırsa aynı stok iki yerde tutulur ve hangisinin doğru olduğu tartışılır. Sınırı çizdikten sonra araya entegrasyon köprüsü kuruyoruz; hangi kaydın sahibi hangi sistem olur, entegrasyon sayfasında ayrıntılı anlattık.

Sistem hangi modülleri kapsar

Kapsam şirketin gerçeğinden çıkar; aşağıdaki liste yaygın başlangıç noktalarıdır. Her modül sizin rol tanımlarınıza, onay zincirinize ve rapor ihtiyacınıza göre şekillenir.

Nasıl geliştirilir ve her adımda elinize ne geçer

Süreç dört adımda yürür ve hiçbir adımı "güven bana" ile geçmiyoruz. Her adımın çıktısı yazılıdır, size aittir ve sonraki adım sizin onayınızla başlar.

1. Keşif ve süreç analizi — çıktı: keşif raporu

   Mevcut işleyişi, rolleri, onay noktalarını ve raporları birlikte yazıya döküyoruz. Elinize geçen belgede süreç envanteri, rol ve yetki tablosu, veri modeli taslağı, ilk modül önerisi ve kapsam ile bütçe tablosu bulunur. Bu belge, bizimle devam etmeseniz de sizde kalır.

2. Çalışan prototip — çıktı: ekran akış şeması

   Ekranları ve akışları ilk iki hafta içinde tıklanabilir hâlde görürsünüz. Yanında, hangi ekrandan hangi akışın geçtiğini ve onayın nerede durduğunu gösteren şema durur. Yön yanlışsa burada düzeltiyoruz; bu aşamada düzeltmenin bedeli düşüktür.

3. İlk canlı modül — çıktı: kabul kriterleri

   En çok zaman yiyen süreç önce devreye girer. "Bitti" tanımını yazıyoruz: test senaryoları, kontrol listesi ve devreye alma adımları. Ekip tek modüle alışır, sonraki modül için direnç yerine talep gelir. Kapsamlı sistemlerde ilk canlı modül 2-4 hafta içinde çalışır.

4. Yaygınlaştırma ve teslim — çıktı: kaynak kod ve kurulum belgesi

   Yeni modüller, entegrasyonlar ve raporlar aynı mimariye eklenir. Teslim paketinde kaynak kod, veritabanı şeması, kurulum adımları ve ortam değişkenleri bulunur. Devreye alma eğitimini kayda alıyoruz; sonradan işe giren personel aynı anlatımı izleyebiliyor.

Paket programla birlikte çalışmak

Özel yazılım kurmak, kullandığınız programları çöpe atmak demek değil. Yaygın kurgu şudur: muhasebe, bordro ve e-defter Logo, Mikro, Netsis veya SAP tarafında kalır; üretim planı, saha operasyonu, özel fiyatlandırma, onay zinciri ve yönetim panosu özel sisteme geçer. Araya kurduğumuz köprü cari, stok ve fatura kaydını iki yönde taşır.

Bu kurgunun tek şartı var: her kaydın tek bir sahibi olacak. Cari kartın sahibi muhasebe programıysa, özel sistem cariyi oradan okur ve yeni cariyi orada açar; kendi kopyasını tutmaz. Sahiplik tanımsız kalırsa iki sistem birbirini ezer ve mutabakat işi eskisinden ağırlaşır. Sahiplik tablosunu keşif raporunda satır satır yazıyoruz.

Kaynak kod, veri ve bağımlılık

Barındırma ilk yıl dahildir; sonrasında sunucu ölçüsüne göre 4.800 ₺/yıl veya 9.600 ₺/yıl sürer. Sistemi kendi sunucunuzda çalıştırırsanız bu kalem tamamen çıkar. Kod sahipliğinin pratikte ne anlama geldiğini kod sahipliği ve bağımlılık yazısında ayrıntılandırdık.

Maliyet ve süre

Bedel kapsamla doğru orantılıdır: modül sayısı, entegrasyon derinliği ve süreç karmaşıklığı. Tek süreci kapsayan çalışan modül 2-4 haftada devreye girer ve 80.000 - 150.000 ₺ bandındadır. Dört ile altı modüllü kurumsal sistem 4-8 haftada, 200.000 - 400.000 ₺ bandında kurulur. Şirket geneline yayılan platformlar 3-6 aya ve 500.000 ₺ üzerine çıkar. Bantların neyi kapsadığı fiyat ve süre sayfasında kalem kalem yazılı.

İmalatçılar için KOSGEB dijital dönüşüm destekleri yatırımın bir bölümünü karşılayabiliyor; başvuru için gereken teknik şartnameyi ve proje planını teklif aşamasında birlikte çıkarıyoruz. Kapsam ve şartlar KOSGEB yazılım desteği rehberinde.

Bu yöntemle kurduğumuz sistemler

Aynı yöntemle çalışan sistemlerden bazıları: Elevatora SAHA (çok kiracılı asansör bakım ve servis yönetimi), Elevatora İMALAT (asansör bileşeni üretim takibi), Elevatora PROJE (geliştirme aşamasında), SEMP Group (grup şirketleri operasyon platformu), SmartHukuk (hukuk teknolojisi) ve ilaç sektöründe ithalat-ihracat süreç takibi yürüten PAP. Hangi süreçleri kapsadıklarını vakalar sayfasında anlattık.

Sıkça sorulan sorular