Çözüm — Süreç Otomasyonu
Talepten faturaya tüm zincir tek sistemde aksın
Masa masa dolaşan onay formlarını, departmanlar arasında kopan zinciri ve aynı verinin iki kez girilmesini ortadan kaldıran iş akışı motoru.
Firma otomasyonu; müşteri talebinden teklife, satın alma onayından iş emrine, depo sevkiyatından e-faturaya kadar şirket zincirini kural bazlı olarak insansız işleten yazılım altyapısıdır. Bu sayfa zincirin motoru olan iş akışı katmanını anlatır. Tekil bir süreç 2-4 haftada canlıya alınır, bedeli 80.000 - 150.000 ₺ bandındadır; dört ile altı modüllü kurumsal sistem 4-8 haftada kurulur.
KodDeltaİş Süreci OtomasyonuFirma Otomasyonu
Zincir nerede kopuyor
Çoğu şirkette her departman kendi içinde iyi çalışır; kopma departmanlar arası geçişlerde olur. Satış siparişi Excel'e yazar, operasyon aynı siparişi sisteme yeniden girer, satın alma onayı genel müdürün gelen kutusunda bekler, depo hangi sırayla hazırlayacağını sabah toplantısında öğrenir. Zincirin arasındaki her boşluğu bugün bir insan elle kapatıyor.
- Onay bekleyen talep: satın alma veya iskonto talebi yöneticinin kutusunda günlerce durur; müşteriye teklif gecikir, kimse gecikmeyi görmez.
- Aynı verinin iki kez girilmesi: satışın açtığı siparişi operasyon tekrar yazar; yanlış ürün kodu ve yanlış adet riski buradan doğar.
- Sorumluluğun kaybolması: iş aksadığında kimin onayında, hangi istasyonda takıldığı geriye dönük bulunamaz.
- Serbest metnin elde kalması: e-postayla gelen talep, PDF olarak gelen sipariş formu ve taranmış irsaliye hâlâ bir kişinin okuyup sisteme yazmasını bekler.
İlk üç maddeyi kural motoru, dördüncüsünü yapay zekâ ajanı çözer. İkisi aynı sistemde çalışır.
Otomatikleştirdiğimiz 5 Temel Kurumsal Süreç
| Süreç Zinciri | Otomasyon Öncesi (Geleneksel) | KodDelta Otomasyon Sonrası |
|---|---|---|
| Satın Alma & Masraf | Kâğıt form, ıslak imza peşinde koşma | Limit ve departman bazlı mobil onay, anında tedarikçi siparişi |
| Müşteri Teklifi & İskonto | Excel'de hesaplama, telefonla iskonto onayı | Parametrik kâr analizi, PDF'i sistem üretir, iskontoyu kural onaylar |
| İş Emri & Üretim Dağıtımı | Sabah toplantısında sözlü görev dağıtımı | Sipariş onaylanınca rotalı iş emirlerini sistem oluşturur |
| Depo Çıkışı & İrsaliye | Depocunun kâğıttan okuyup hazırlaması | Barkodlu sevk emri, yanlış ürün engeli, çıkış fişini sistem keser |
| Müşteri Bilgilendirme | Müşterinin "Siparişim nerede?" diye araması | Aşama geçişinde WhatsApp, SMS veya e-postayı sistem gönderir |
Dinamik İş Akışı ve Kural Motoru Mimarisi
İş akışı motoru, "hangi koşulda ne olacak" kurallarını kodun içine gömmek yerine yönetici panelinden değiştirilebilir tanımlar hâline getiren katmandır. Şirket kuralı değişince yazılımcıyı değil, tanımı değiştirirsiniz.
-
Dinamik Limit ve Yetki Hiyerarşisi
50.000 ₺'ye kadar birim müdürü onayı yeterliyken, 200.000 ₺ üzerinde sistem CFO ve genel müdürü onay sırasına kendi ekler. Limitleri panelden siz değiştirirsiniz.
-
Vekâlet ve Zaman Aşımı Mekanizması
Yönetici izinliyse veya 24 saat içinde yanıt vermediyse sistem talebi tanımlı vekiline ya da üst yöneticisine yönlendirir. İş bir kişinin gelen kutusunda kilitlenmez.
-
Tam Denetim İzi
Kimin, ne zaman, hangi IP adresinden, hangi gerekçeyle onayladığını veya reddettiğini sistem silinemez biçimde kaydeder. Geriye dönük soru sorulduğunda cevap kayıtta durur.
-
Entegrasyon Köprüleri
Onaylanan kayıt Logo, Mikro, Netsis veya SAP tarafına irsaliye ve fatura olarak kendi yazılır; kargo, banka ve e-fatura sağlayıcısıyla iki yönlü köprü kurulur. Bağlandığımız sistemler entegrasyon sayfasında.
Kuralın Yetmediği Yer: Yapay Zekâ Ajanı Katmanı
Kural motoru girdisi belli işi çözer. Ancak talebin yarısı hâlâ serbest metin olarak geliyor: müşteri e-postası, PDF sipariş formu, taranmış irsaliye, WhatsApp mesajı. Bunları bugün bir kişi okuyup sisteme yazıyor. Yapay zekâ ajanı tam bu boşlukta çalışır.
Serbest metinden form doldurma
Gelen e-postayı veya PDF'i ajan okur, ürün kodunu, adedi ve teslim tarihini çıkarıp sipariş formunu doldurur. Emin olmadığı alanı boş bırakıp işaretler.
Belge sınıflandırma ve özet
Gelen belgenin fatura mı, irsaliye mi, sözleşme mi olduğunu ajan ayırır, doğru kayda bağlar ve uzun sözleşmenin kritik maddelerini özetler.
Kendi verinizden yanıt (RAG)
Ajan, doğal dille sorulan soruyu yanıtlarken önce sizin belge ve kayıt havuzunuzdan ilgili parçaları çeker, yalnız onlara dayanarak konuşur; bu yönteme RAG denir. Böylece her yanıtın altında kaynağı gösterir.
Sınırlı yetki, insan onayı
Para, sözleşme veya sevkiyat doğuran adımda ajan işlemi kapatmaz; kaydı hazırlayıp insan onayı kuyruğuna bırakır. Onaysız hiçbir kayıt kesinleşmez.
Yapay zekâ asistanı veya ajanı 2-4 haftada, 80.000 - 150.000 ₺ (tek alan), ajan adımları ve onay kuyruğu eklendiğinde 200.000 - 400.000 ₺ bandında devreye alınır. Modelin şirket verisiyle nasıl konuştuğunu yapay zekâ entegrasyonu sayfasında, yönetim panolarına dönüşmüş hâlini firma zekâsı sayfasında anlattık.
Bu Sayfa mı, Genel Otomasyon Sayfası mı
İki sayfa farklı soruya cevap veriyor; hangisinde olduğunuzu netleştirelim.
Burada kalın
Talebiniz departmanlar arasında dolaşıyor, onay zinciri, limit kuralı, vekâlet ve denetim izi gerekiyorsa doğru sayfadasınız. Bu sayfa iş akışı motorunu anlatır. Onay zincirinin dijitalleşme adımları onay akışları yazısında.
Genel sayfaya geçin
Sorunuz "bu işi bir kişi mi yapsın, yazılım mı" ise iş süreci otomasyonu sayfası daha uygun: hangi işlerin otomasyona gittiğini, yeni personel ile otomasyon karşılaştırmasını ve dışarıya verilen işin hangi kısmının içeri alınabileceğini orada anlattık.
Sıkça Sorulan Sorular
Otomasyon sistemimiz mevcut muhasebe yazılımımızla entegre çalışabilir mi?
Evet. Onaylanan satın alma veya satış siparişini sistem arka planda Logo, Mikro, Netsis veya SAP tarafına irsaliye ve fatura olarak yazar. Muhasebe pakette kalır, operasyon özel sisteme geçer.
Şirketimizdeki kurallar ileride değişirse sistemi kendimiz güncelleyebilir miyiz?
Evet. Onay limitlerini, yetkili kişileri, e-posta şablonlarını ve form alanlarını yönetici panelinden teknik bilgi gerekmeden değiştirirsiniz. Kaynak kod da size teslim edilir; lisans ömür boyu ve kullanıcı sayısı sınırsızdır.
Mobil cihazlardan veya sahadan onay verilebilir mi?
Evet. Onay bildirimi yöneticinin telefonuna anlık düşer; yönetici detayı görüp tek tıkla onaylar veya red gerekçesini yazar. Gerekçe denetim izine işlenir.
Yapay zekâ ajanı otomasyonun neresinde çalışıyor?
Kural motoru girdisi belli işleri çözer; ajan serbest metnin geldiği yerde devreye girer. E-postayı, PDF'i ve müşteri sorusunu okur, alanları çıkarıp formu doldurur, belgeyi özetler. Para veya sevkiyat doğuran adımda kaydı insan onayına bırakır.
Projeye nereden başlıyoruz?
Bir haftalık süreç envanteriyle başlıyoruz: hangi iş kim tarafından, kaç kez, hangi araçla yapılıyor. En çok tekrarlanan tek iş seçilir ve 2-4 haftada çalışan modül olarak devreye girer. Adımların tamamı iş süreci otomasyonu sayfasında, bütçe bantları fiyat sayfasında.
Firma otomasyonu projesi ne kadar sürede canlıya çıkar?
Tekil kritik bir süreç (örneğin satın alma onay akışı veya teklif üretimi) 2-4 haftada canlıya alınır ve 80.000 - 150.000 ₺ bandındadır. Dört ile altı modülü kapsayan kurumsal sistem 4-8 haftada, 200.000 - 400.000 ₺ bandında aşamalı olarak devreye girer.
Mevcut Excel ve kağıt formlarımızdaki akışları birebir dijitale aktarabilir miyiz?
Evet. Şirketinizin mevcut onay hiyerarşisi, limit kuralları ve vekalet mekanizmaları dinamik iş akışı motoruna kodlanır; form alanları ve kontroller dijitalde kurallı hale getirilir.
Onaylar cep telefonundan veya WhatsApp/e-posta üzerinden verilebilir mi?
Evet. Yöneticiler gelen satın alma, iskonto veya izin taleplerini sisteme girmeden, e-posta veya güvenli WhatsApp onay linki üzerinden tek tıkla 'Onayla / Reddet' şeklinde yönetebilir.
Şirketinizin iş akışlarını otomatikleştirelim.
Keşif görüşmesinde en çok vakit kaybettiren üç sürecinizi haritalayalım; hangisinin 2-4 haftada canlıya çıkabileceğini birlikte belirleyelim.