Onay akışları nasıl dijitalleşir?
Dijital onay akışı, bir talebin (satınalma, izin, hakediş, sözleşme) kim onaylayacaksa telefonuna düşmesi, tek dokunuşla sonuçlanması ve her adımının kayıt altında olmasıdır. Kurumsal yazılımda geri dönüşü en hızlı modüldür: ortalama onay süresi günlerden saatlere iner ve 'onay kimde?' sorusu tarihe karışır.
İyi kurgunun dört kuralı
- Limitler kurala gömülür: 50 bin ₺ altı müdür, üstü genel müdür — sistem kendisi yönlendirir.
- Vekâlet tanımlıdır: izinli yöneticinin onayı otomatik vekiline düşer; zincir kopmaz.
- Her onay bir dokümanla: ek görmeden onay yok; denetim izi tam.
- Escalation var: 48 saat tepki yoksa üst kademeye ve uyarıya düşer.
Ölçüm
Ortalama onay süresi, bekleyen onay yaşları, departman bazlı darboğazlar — panoda. Onay modülü çoğu projede Excel'den geçişin ilk adımıdır: dar kapsam, hızlı kazanım.
Onay akışında mimari kararlar
Dijital onay sisteminin kalitesi üç mimari kararla belirlenir: vekâlet zinciri (asıl onaycı yoksa kimi temsil eder — kurallar yazılı olmalı), limit yapısı (tutar/tür/kategoriye göre onay basamağı değişmeli) ve escalation (X saat içinde hareket yoksa üst kademeye otomatik tırmanma). Bu üçü baştan kurulmazsa sistem 'elektronik evrak dolabı' olur, hız kazanmaz.
| Kurgu | Tipik bant | Süre |
|---|---|---|
| Tek tip akış (talep → onay → kayıt) | 100-250 bin TL | 3-5 hafta |
| Limitli çok basamaklı + vekâlet + mobil imza | 250-600 bin TL | 6-10 hafta |
| ERP/e-fatura entegre satın alma onayı | 500 bin TL+ | 2-4 ay |
Ölçüm: onay süresi başlangıçta ölçülmeli
Onay dijitalleşmesinin getirisi tek metrikte yansır: ortalama onay dönüş süresi. Sistemi kurmadan önce mevcut süreyi ölçün (e-posta/WhatsApp trafiğinden tahmin dahi yeterli). Yayın sonrası hedef tipik olarak %50-70 kısalmatır; ulaşmazsa akışın bir basamağı gereksiz yere insan onayına kalmış demektir — darboğaz raporu bunu nokta atışı gösterir. 10 yılı aşan kurumsal projelerimizde bu ölçüm disiplinini standart olarak kuruyoruz.
İhtiyacınızı konuşalım.
Keşif görüşmesi ücretsizdir.