Bayi siparişini kendi girsin, siz onaylayın

Telefonla sipariş almanın firmaya gerçek maliyeti

Bayi sabah arar, ürün kodunu tarif eder, temsilci not alır. Fiyatı hatırından ya da bir Excel dosyasından söyler. Bayi öğleden sonra bir kalem daha ekler, bu kez WhatsApp'tan sesli mesaj atar. Akşam temsilci gün içinde biriken siparişleri ERP'ye girer. Ertesi gün depo sevk eder, bayi kargonun nerede olduğunu sormak için tekrar arar.

Bu akışta kaybedilenler tek tek sayılabilir. Temsilcinin günü sipariş yazmakla geçiyor, satış görüşmesi yapacak zamanı kalmıyor. Ürün kodu ve adet elle aktarıldığı için sevkiyat hatası çıkıyor; yanlış giden ürünün iadesi, ikinci kargo bedeli ve bayideki güven kaybı aynı hatadan doğuyor. Bayiye yanlış iskonto uygulandığında fatura itirazı geliyor ve tartışma faturadan sonra başlıyor. Vadesi geçmiş borcu olan bayiye temsilci farkında olmadan yeni sipariş onaylıyor. Akşam yedide veya cumartesi stok sormak isteyen bayi kimseye ulaşamıyor, siparişi ulaşabildiği tedarikçiye veriyor.

Bunların hiçbiri tek başına büyük görünmez. Toplamı, satış ekibinin kapasitesini ve tahsilat riskinizi belirler. Portal kurmanın gerekçesi de burasıdır: siparişin kaydı, fiyatı, limiti ve sevki tek yerde tutulduğunda bu kalemlerin çoğu kendiliğinden kapanır.

Bu sayfa neyi kapsıyor, neyi kapsamıyor

Anlattığımız sistem, bayilerinize ve kurumsal müşterilerinize açılan yetkili bir sipariş ve hesap ekranıdır. Kapsadığı işler:

• Bayi girişi, yetki ve rol yapısı; bayi içinde şube ve kullanıcı ayrımı
• Müşteriye özel fiyat listesi, iskonto kademeleri ve kampanya kuralları
• Sipariş sepeti, hızlı sipariş, geçmiş siparişten tekrar sipariş
• Cari bakiye, ekstre, açık fatura ve vade görünümü
• Risk limiti kontrolü ve limit aşımında sevk onayının finansa düşmesi
• Sipariş onay zinciri: bayi içi onay, satış müdürü onayı, finans onayı
• Sevk, irsaliye ve kargo takip numarasının bayiye yansıması
• ERP ve muhasebe programıyla iki yönlü veri akışı

Kapsamadığı işler: portal bir e-ticaret pazar yeri değildir, son tüketiciye açık perakende satış için tasarlanmaz. Muhasebenizin yerine geçmez; yasal defter, beyanname ve e-fatura üretimi mevcut programınızda kalır, portal oraya kayıt yazar. Ödeme altyapısı gerektiğinde banka sanal POS servisi entegre edilir, ama tahsilatın kendisi bankanın işidir.

Fiyat ve iskonto motoru nasıl çalışıyor

B2B satışta fiyat tek bir sayı değildir. Aynı ürün, aynı gün, üç bayiye üç farklı fiyattan gider ve bunun bir gerekçesi vardır. Portal bu gerekçeyi kural hâline getirir.

1. Liste fiyatı ve para birimi

   Her ürünün liste fiyatı ERP'den okunur. Döviz bazlı çalışıyorsanız kurun hangi anda sabitlendiği kural olarak tanımlanır: sipariş anı, sevk anı veya sözleşmede yazılı kur.

2. Bayi grubu ve cariye özel fiyat

   Bayiler gruplara ayrılır; grup iskontosu tüm gruba işler. Bir bayiyle özel anlaşmanız varsa cariye özel net fiyat tanımlanır ve grup kuralını geçersiz kılar. Hangi kuralın hangisini bastıracağını siz sıralarsınız.

3. Miktar kademesi ve kampanya

   Belirli adedin üzerinde ek iskonto, ürün grubuna dönemsel kampanya, tarih aralıklı promosyon kuralları eklenir. Bayi sepette adedi artırdığında yeni kademe anında fiyata yansır.

4. Ekranda gerekçeli fiyat

   Bayi sepette liste fiyatını, uygulanan iskonto satırlarını ve net tutarı ayrı ayrı görür. Fatura geldiğinde sürpriz olmaz; itirazların çoğu bu ekranda kapanır.

Fiyat kurallarının tek yerde tutulmasının ikinci faydası, bir temsilcinin aklındaki bilginin şirkete geçmesidir. Temsilci ayrıldığında hangi bayiye neden hangi iskontonun verildiği bilgisi onunla gitmez.

Cari bakiye, risk limiti ve onay zinciri

Portalın en çok kullanılan ekranı sipariş değil, cari hesap ekranıdır. Bayi kendi ekstresini, açık faturalarını ve yaklaşan vadelerini görür. Bu bilgiyi telefonla sormak zorunda kalmadığı için muhasebe departmanınıza gelen çağrı sayısı düşer.

Aynı veri şirket tarafında risk kontrolü olarak çalışır. Bayi için bir limit tanımlarsınız. Sipariş bu limiti aşıyorsa sistem siparişi silmez, sevk onayını durdurur ve kaydı finans kuyruğuna alır. Finans üç şeyden birini yapar: siparişi serbest bırakır, peşin ödemeye çevirir veya reddeder. Kararın kim tarafından, hangi gerekçeyle verildiği kayıtta kalır.

Onay zinciri de aynı mantıkla kurulur. Bayinin şube elemanı sipariş girer, bayi merkez yetkilisi onaylar; belirlediğiniz tutarın üzerindeki siparişler satış müdürüne düşer; risk sinyali varsa finans devreye girer. Onay kuralları koda gömülü değil, yönetim ekranından değiştirilebilir tanımlardır. Onay akışlarının nasıl kurulduğunu onay akışları yazısında ayrıntılandırdık.

Sipariş sonrası: sevk, irsaliye ve kargo takibi

Siparişin girilmesi işin yarısı. Bayinin ikinci en sık aradığı konu, malın nerede olduğudur. Portal bu adımı da kapatır: sipariş onaylandığında depoya düşer, depo topladığında durum değişir, irsaliye kesildiğinde ve kargo firmasına teslim edildiğinde takip numarası bayinin ekranına yazılır. Bayi kargonun durumunu portaldan görür.

Kısmi sevk yapıyorsanız — ki B2B'de sık olur — sipariş satır bazında takip edilir. Bir kalem sevk edilmiş, bir kalem beklemedeyse bayi hangi satırın ne zaman çıkacağını görür. Beklemedeki satır için tahmini tarih girildiğinde bayi bunu da görür ve sizi aramaz. Bu ekranın kurulması, satış ekibinizin gün içindeki telefon yükünü doğrudan düşürür.

ERP senkronizasyonu: portal neyi okur, neyi yazar

Portal mevcut kurumsal yazılımınızın yerine geçmez, üzerine oturur. Köprü iki yönlü çalışır ve hangi yönde ne aktığı baştan yazılır.

Hangi sistemlere ne şekilde bağlandığımızı entegrasyon sayfasında listeledik. Program bazındaki ayrıntıları Logo, Mikro, Netsis, DİA, SAP Business One ve Nebim V3 yazılarında anlattık.

Hazır e-ticaret paketi mi, şirkete özel portal mı

Hazır e-ticaret altyapıları perakende satış için yazıldı ve o işi iyi yapıyorlar. B2B'de tıkandıkları noktalar veri modeliyle ilgili.

Portalın uygun olmadığı durumlar

Bayi portalı her firmada karşılığını bulmaz. Şu durumlarda bekleyin:

• Bayi sayınız azsa ve sipariş sıklığı düşükse. Ayda toplam otuz sipariş alıyorsanız telefon zaten yeterlidir; portal kurulum bedelini çıkarmaz.
• Fiyatlarınız her siparişte pazarlıkla belirleniyorsa. Kural yazılamayan fiyat, kural motoruna girmez. Önce fiyat politikanızı yazılı hâle getirin.
• Ürün verileriniz dağınıksa. ERP'de aynı ürün üç farklı kodla duruyorsa, portal bu karışıklığı bayinin ekranına taşır. Ürün kartlarını temizlemek portaldan önce gelir.
• Satış modeliniz danışmanlık gerektiriyorsa. Ürün seçimi teknik keşif istiyorsa bayi tek başına doğru kalemi seçemez; bu durumda portal sipariş değil, teklif talebi toplamak için kurulur.

Nasıl başlanır

1. Sipariş akışının yazılması

   Bir haftalık gerçek siparişleri izliyoruz: kaç sipariş hangi kanaldan geldi, kaçında düzeltme oldu, kaçı risk limitine takıldı. Çıktı tek sayfalık bir akış ve kural listesidir.

2. Fiyat kurallarının netleşmesi

   Bayi grupları, özel fiyatlı cariler ve kampanya kuralları yazılı hâle getirilir. Bu adım genelde en çok tartışma çıkaran adımdır ve portal kurulmadan bitirilmesi gerekir.

3. 2-4 haftada ilk çalışan sürüm

   Sipariş girişi, fiyat kuralları ve cari bakiye ekranıyla portal seçilmiş birkaç bayide açılır. Bu aşama 80.000 - 150.000 ₺ bandındadır.

4. Yaygınlaştırma ve entegrasyon

   Onay zinciri, sevk ve kargo takibi, tahsilat ve ERP entegrasyonu eklenir; portal tüm bayi ağına açılır. Tamamlanan kurulum 4-8 haftada, 200.000 - 400.000 ₺ bandındadır. Bantların kapsamı fiyat sayfasında.

Bu yapıyı kurduğumuz sistemler arasında Elevatora SAHA (çok kiracılı bakım ve servis yönetimi), Elevatora İMALAT (üretim ve iş emri takibi), SEMP Group (grup şirketleri operasyon platformu) ve PAP (ithalat-ihracat süreç takibi) var; hangisinin neyi kapsadığını vakalar sayfasında yazdık. Bayi portalının daha dar bir anlatımı B2B bayi portalı nasıl yapılır yazısında, tekrar eden ofis işlerinin devri iş süreci otomasyonu sayfasında.

Sıkça sorulan sorular