Bayi sipariş sistemi kurulumu: adım adım geçiş

Bayiler siparişlerini WhatsApp grubuna yazar. Satış asistanı mesajları tek tek okur, ürün kodlarını tahmin eder, siparişi ERP’ye elle girer. Aynı ürün için üç bayi üç farklı isim kullanır. Ay sonunda “ben o siparişi vermiştim” tartışması çıkar ve kimse ekran görüntüsü aramak istemez.

Bayi sipariş sistemi bu tabloyu değiştirir. Ancak sistemi kurmak işin kolay yarısıdır; zor yarısı bayileri eski kanaldan çıkarmaktır.

Bu bir kanal değiştirme projesidir

Portalın teknik mimarisi — iskonto motoru, ERP entegrasyonu, ödeme tarafı — ayrı bir konudur ve B2B bayi portalı nasıl kurulur yazısında bileşen bileşen anlattık. Bu yazı, o sistemin bayilerin eline nasıl geçtiğiyle ilgili.

Ayrım önemlidir, çünkü başarısız geçişlerin büyük kısmında yazılım çalışıyordur. Çalışmayan şey, bayinin alışkanlığını değiştirmesini sağlayacak karşılıktır.

Açılıştan önce hazırlanacak dört veri seti

1. Bayi kartları ve yetkili kişiler. Her bayide siparişi kimin gireceği belirlenir. Tek bir “firma hesabı” yerine kişi bazlı kullanıcı açın; kimin ne sipariş ettiği ancak böyle kayda geçer.

2. Müşteri bazlı fiyat listeleri ve iskonto kademeleri. Bu adım genellikle projenin en uzun kalemidir, çünkü fiyatların bir kısmı yazılı değildir — satış müdürünün hafızasındadır. Portala geçiş, bu bilginin ilk kez yazıya dökülmesini zorunlu kılar.

3. Ürün kataloğu. Kod, açıklama, birim, ambalaj miktarı ve görsel. Görselsiz katalog, bayinin yanlış ürün seçmesine yol açar; WhatsApp’ta “şu mavi kutulu olan” diye tarif edilen ürün portalda kodla seçilir.

4. Açık bakiye ve risk limitleri. Bayi kendi bakiyesini göremezse portalın en güçlü karşılığı ortadan kalkar. Limit aşımında siparişin ne olacağı da baştan tanımlanır: engellenir mi, onaya mı düşer?

Bu dördü doğrulanmadan portalı açmayın. Yanlış fiyat gören bayi sisteme bir daha girmez.

Sipariş akışının durumları

Durum	Kim değiştirir	Bayi ne görür
Taslak	Bayi	Sepetini düzenleyebilir
Gönderildi	Bayi	Sipariş numarası ve tarih
Onayda	Sistem (limit veya iskonto kuralı)	Bekleme sebebi
Onaylandı	Satış sorumlusu	Sevk planına girdiği bilgisi
Hazırlanıyor	Depo	Toplama başladı
Sevk edildi	Depo / sevkiyat	İrsaliye ve varsa araç bilgisi
Faturalandı	Muhasebe	Fatura no ve bakiye güncellemesi
Kısmi / iptal	Satış sorumlusu	Hangi satır, hangi sebeple

Kısmi karşılama ve iptal satırları çoğu kurulumda unutulur, oysa telefon trafiğinin büyük kısmı buradan doğar. Bayi “siparişimin üç kalemi neden gelmedi” diye arar; sebep satır düzeyinde yazılıysa aramaz.

Sipariş kesme saati ve sevk planı

Portal açıldığında bayi günün her saatinde sipariş verebilir. Bu, depo tarafında beklenmedik bir yük yaratır.

Çözüm basittir ve baştan kurulur: günlük sipariş kesme saati tanımlanır, bu saatten sonra girilen sipariş ertesi günün sevk planına düşer. Bayi bunu sipariş girerken ekranda görür. Bölgeye göre sevk günleri varsa onlar da gösterilir. Bu tek ayrıntı, “siparişim ne zaman çıkacak” telefonlarının çoğunu ortadan kaldırır.

Pilot bayi seçimi

Yaygın hata, pilot için en işbirlikçi bayileri seçmektir. Kolay bayiyle yapılan pilot sistemi test etmez, yalnızca iyi hissettirir.

Pilot için şunları seçin: sipariş hacmi orta, ürün çeşitliliği yüksek, farklı iskonto kademelerinden en az iki bayi ve teknolojiye mesafeli en az bir bayi. Sonuncusu eğitim ihtiyacını ve arayüzdeki gerçek engelleri gösterir.

Pilot iki hafta sürer. Bu süre boyunca bayiler eski kanalı da kullanabilir; amaç ölçmek, zorlamak değil. Her hata kaydedilir, hafta sonunda düzeltilir.

Bayi neden kullanır

Portal, bayi için bir zorunluluk olarak sunulursa direnç doğar. Karşılık listesi baştan hazır olmalı:

• Siparişi tek ekrandan girer, karşılık için mesaj beklemez.
• Kendi bakiyesini ve açık siparişlerini kendisi görür.
• Kampanyayı ve stok durumunu anlık görür, kaçırmaz.
• Geçmiş siparişini tek tuşla tekrarlar — en çok kullanılan işlev budur.
• İrsaliye ve faturasına portaldan ulaşır, muhasebeden istemez.

Geçmiş siparişi tekrarlama işlevi çoğu bayide alışkanlığı tek başına değiştirir; düzenli sipariş veren bayi için portal, WhatsApp mesajı yazmaktan hızlıdır.

Ekip ve iş ortağı direncini yönetmenin genel kuralları ekip direnci yönetimi yazısında toplu duruyor.

Eski kanalı kademeli kapatın

1. Birinci ay: Portal açıktır, WhatsApp ve telefon da açıktır. Telefonla gelen sipariş yine alınır, ancak satış asistanı siparişi bayi adına portale girer ve bayiye “siparişiniz portalde göründü” mesajı gider.
2. İkinci ay: Portalde aktif olan bayiler için telefon siparişi kapatılır. Kampanya ve fiyat bilgisi yalnızca portalde yayımlanır.
3. Üçüncü ay: Tüm bayilerde kapatılır. İstisna, teknik olarak portale erişemeyen bayilerdir; onlar için içeriden giriş devam eder.

Tek seferde kapatma satış kaybı riski taşır. Kademeli kapatmada ise her adım ölçülür ve gerekirse geri alınır.

İlk 90 günde ölçülecek dört sayı

• Portalden gelen sipariş oranı. Toplam siparişin yüzde kaçı portalden geldi?
• Sipariş başına düzeltme sayısı. Girilen sipariş kaç kez elle düzeltiliyor? Bu sayı fiyat listesinin doğruluğunu gösterir.
• Sipariş giriş süresi. Sepet açılışından gönderime kadar geçen süre.
• Aktif bayi oranı. Kaç bayi ayda en az bir kez giriş yaptı?

Portalden gelen oran artmıyorsa sebep genellikle yazılımda değildir. İlk bakılacak yerler sırasıyla fiyat listesi doğruluğu, katalog eksikliği ve eğitim olur.

Sık yapılan üç hata

Katalogsuz açılış. Ürünlerin bir kısmı sistemde yoksa bayi sepeti tamamlayamaz ve telefona döner.

Onay kuralının fazla sıkı kurulması. Her sipariş onaya düşerse portalin hız avantajı kaybolur. Onayı yalnızca limit aşımı ve iskonto sınırı için tanımlayın.

Satış ekibini dışarıda bırakmak. Bayi temsilcisi portali tehdit olarak görürse bayiyi telefona yönlendirir. Temsilciye kendi bayilerinin sipariş ve bakiye ekranını verin; portal onun aracı hâline gelsin.

Kurulum takvimi ve bantlar

Veri hazırlığı ile başlayın (1-2 hafta), pilotu yürütün (2 hafta), yaygınlaştırın (2-4 hafta), eski kanalı kapatın (2-3 ay). ERP köprüsünün kapsamı entegrasyon sayfamızda, portal modüllerinin kapsamı ise bayi portalı çözüm sayfamızda listeli.

Katalog, müşteri bazlı fiyat ve sipariş akışından oluşan pilot kurgu 80.000 - 150.000 ₺ bandında 2-4 haftada devreye girer. Çok rollü, ERP entegrasyonlu ve e-belge akışını kapsayan tam kurgu 200.000 - 400.000 ₺, 4-8 hafta kapsamındadır. Çok şirketli, çok depolu ve çok para birimli yapı 500.000 ₺ üstü ve 3-6 aylık bir iştir. Ek modüller 8.000 - 45.000 ₺; yıllık bakım %12, %18 veya %25 seviyelerinden seçilir, barındırma ilk yıl dahildir.

Bayi sayınızı, fiyat listesi çeşidinizi ve mevcut ERP’nizi yazıp teklif formundan gönderin; geçiş takvimini birlikte çıkaralım.

---

İlgili Depo Rehberleri ve Hesaplayıcılar

• Sevkiyat Hatası ve İade Maliyeti Hesaplayıcı — Deponuzdaki yanlış ürün gönderimlerinin yıllık çift kargo maliyetini hesaplayın.
• En İyi WMS ve Barkodlu Depo Yönetim Programları — Logo, Mikro, Nebim, DİA ve özel WMS sistemleri karşılaştırması.
• Depo Sevkiyat ve Barkod Kontrol Fiyatları — Paketleme masası ve doğrulama istasyonu bütçe rehberi.
• WMS Depo Yazılımı Fiyatları 2026 — Depo otomasyonu ve adresli raf yönetimi maliyetleri.

Sıkça sorulan sorular

Bayi sipariş sistemine geçmeden önce hangi veriler hazır olmalı?

Dört veri seti: bayi kartları ve yetkili kişiler, müşteri bazlı fiyat listeleri ve iskonto kademeleri, görselli ürün kataloğu, açık bakiye ve risk limitleri. KodDelta bu dördü doğrulanmadan portalı bayiye açmıyor; yanlış fiyat gören bayi sisteme bir daha girmiyor ve telefona geri dönüyor.

Pilot için hangi bayileri seçmeliyim?

En işbirlikçi olanları değil, sipariş hacmi orta ve ürün çeşitliliği yüksek olanları. Kolay bayiyle yapılan pilot, sistemin gerçek sınırlarını göstermez. KodDelta pilotu 5-10 bayiyle iki hafta yürütmeyi öneriyor; bu süre hem hataları hem de eğitim ihtiyacını ortaya çıkarmaya yetiyor.

WhatsApp ve telefon siparişini ne zaman kapatırım?

Bir anda değil, kademeli. Önce siparişi portala yönlendirin ama kanalı açık tutun, sonra portalda sipariş veren bayiye telefonu kapatın, en son tüm bayilerde kapatın. KodDelta bu geçişi genellikle iki-üç aya yayıyor; tek seferde kapatma, satış kaybı riski taşıyor.

Bayi portalı kullanmaya neden ikna olur?

Karşılığını gördüğü için: bakiyesini kendi görür, yoldaki siparişini takip eder, kampanyayı anında yakalar ve siparişi onay beklemeden girer. KodDelta portalı bu karşılıklar olmadan açmıyor; yalnızca sipariş formu sunan bir ekran, bayi için WhatsApp mesajından daha zahmetli oluyor.

Sipariş ERP'ye nasıl aktarılır?

Portal siparişi mevcut muhasebe veya ERP sisteminize kayıt olarak yazar; stok ve fiyat bilgisini oradan okur. Böylece çift veri girişi ortadan kalkar. KodDelta bu köprüyü mevcut kurulumunuzu değiştirmeden kurar; ERP tarafındaki yatırımınız yerinde kalır.

Geçişin başarısını nasıl ölçerim?

Dört sayıyla: portalden gelen sipariş oranı, sipariş başına düzeltme sayısı, sipariş giriş süresi ve aktif bayi oranı. KodDelta bu dördünü ilk 90 gün boyunca takip ediyor; portalden gelen oran artmıyorsa sorun genellikle yazılımda değil, fiyat listesinde veya eğitimde çıkıyor.

İlgili rehberler

• Mobil uygulama seçimi: PWA mı, native mi? Kurumsal saha ve maliyet rehberi
• En iyi yazılım şirketleri 2026: Türkiye'deki kurumsal yazılım firmaları sıralaması
• ERP şartnamesi ve ihtiyaç analizi şablonu 2026: Başarısızlığı önleyen 16 maddelik RFP rehberi

Hizmet sayfası: Kurumsal yazılım hizmeti