e-İrsaliye Entegrasyonu Nasıl Yapılır?

e-İrsaliye entegrasyonu üç parçadan oluşur: sevkiyat kaydından belge üretimi, özel entegratör üzerinden gönderim ve karşı tarafın yanıtının sisteminize geri işlenmesi. Mevcut programınıza bağlanan tek yönlü kurulum 80.000 - 150.000 ₺ bandında 2-4 haftada, depo ve iade akışını kapsayan kurgu 200.000 - 400.000 ₺ bandında devreye girer.

Kâğıt irsaliyeden elektroniğe geçen şirketlerde ilk sürpriz şu oluyor: belge dijitalleşiyor ama süreç dijitalleşmiyor. Depo çıkışı hâlâ elle yazılıyor, birisi entegratör portalına giriyor, satırları tekrar tuşluyor. Belge sayısı arttıkça bu iş bir kişinin tam zamanlı görevi haline geliyor. Entegrasyonun amacı belgeyi elektronik yapmak değil, belgeyi sevkiyat kaydından doğurmak.

Kapsam: önce zorunlu olup olmadığınızı doğrulayın

e-İrsaliye kapsamı iki yoldan gelir: ciro eşiği ve sektör. Ciro eşiği dönemsel olarak aşağı çekiliyor, sektör listesi ise genişliyor. Akaryakıt, madencilik, demir-çelik, şeker imalatı, gübre ve sebze-meyve ticareti gibi bazı gruplarda ciro şartı aranmadan zorunluluk doğuyor.

Bu yazıda rakam vermiyoruz; eşikler ve tarihler tebliğle değişiyor ve altı ay eski bir blog yazısına bakarak karar vermek pahalıya patlıyor. Tek doğru kaynak Gelir İdaresi Başkanlığı’nın e-İrsaliye sayfasıdır; mali müşavirinizle birlikte kendi cironuzu ve NACE kodunuzu oradaki güncel listeyle karşılaştırın.

Doğrulamanız gereken üç şey var:

• Hangi hesap dönemi cironuz esas alınıyor
• Zorunluluk hangi tarihte başlıyor
• Sektörünüz ciro şartından muaf bir listede mi

Bu üçü netleşmeden yazılım tarafına başlamayın. Kapsam dışıysanız entegrasyon isteğe bağlı bir iyileştirmedir ve aciliyeti yoktur.

Üç kurulum seçeneği

Yöntem	Nasıl çalışır	Ne zaman doğru	Yazılım işi
Entegratör portalı	Personel entegratörün web ekranına girip belgeyi elle oluşturur	Günde 1-5 belge, sevkiyatı zaten elle takip ediyorsanız	Yok
Entegratör web servisi	Kendi programınız belgeyi üretir, servise gönderir, yanıtı okur	Günde 10+ belge veya sevkiyat kaydı sisteminizde duruyorsa	2-4 hafta
Doğrudan GİB entegrasyonu	Kendi sunucunuz GİB sistemine bağlanır, arada aracı yok	Çok yüksek hacim ve kendi teknik ekibi olan şirketler	Sürekli bakım gerektirir

Orta ölçekli şirketlerin büyük çoğunluğu için doğru cevap ikinci satır. Entegratör GİB tarafındaki değişiklikleri, şema güncellemelerini ve saklamayı üstlenir; siz kendi sevkiyat ekranınızla ilgilenirsiniz. Üçüncü satırı seçenler genelde günlük binlerce belge kesen dağıtım şirketleri oluyor.

Üç yöntemin GİB’in kendi tanımlarıyla ayrıntılı karşılaştırması, hangi ölçekte hangisinin uyduğu ve ERP tarafındaki yayımlı liste fiyatları ayrı sayfada duruyor: e-İrsaliye entegrasyon yolları. Yöntemi henüz seçmediyseniz önce oraya bakın; bu yazı seçtikten sonrasını, yani kurulumu anlatıyor.

Aynı mantık e-Fatura tarafında da geçerli; iki uygulamanın teknik akışını e-fatura entegrasyonu teknik rehberinde karşılaştırdık.

Sevkiyat ekranından belgeye: veri akışı

Entegrasyonun kalbi, sevkiyat kaydının belgeye dönüştüğü noktadır. Akış şöyle kurulur.

1. Sevkiyat kaydı açılır. Sipariş veya iş emrinden gelir. İçinde alıcı, teslim adresi, ürün satırları ve miktarlar durur.

2. Depo çıkışı yapılır. Toplama listesi basılır, ürünler okutulur, gerçekte çıkan miktar kaydedilir. Bu adım kritik: sipariş miktarı ile sevk miktarı farklı olabilir ve belgeye giden sevk miktarıdır.

3. Taşıma bilgisi girilir. Araç plakası, şoför bilgisi, sevk tarihi ve saati. Bu alanlar belgede zorunludur ve çoğu şirkette daha önce hiçbir sistemde tutulmamıştır — kurulumda en çok tartışılan nokta burasıdır.

4. Belge üretilir ve gönderilir. Program XML’i hazırlar, entegratörün servisine gönderir, dönen belge numarasını ve durumunu sevkiyat kaydına yazar.

5. Yanıt okunur. Alıcı kabul, kısmi kabul veya ret döner. Kısmi kabulde eksik miktar sevkiyat kaydına işlenir ve fark raporu oluşur.

6. Faturaya bağlanır. Ay sonunda ya da sevkiyat başına fatura kesilirken, hangi irsaliyelerin faturalandığı sistemde işaretlenir. Faturalanmamış irsaliye listesi ayrı bir ekranda durur.

Altıncı adım genelde en sona bırakılır ve en çok para kaybettiren yer orasıdır. Sevk edilip faturalanmayan mal, kimse bakmadığı sürece raporda görünmez.

Kurulumda çıkan altı gerçek sorun

Adres kaydı dağınıktır. Alıcının vergi kimlik bilgisi ile teslim adresi çoğu şirkette aynı kartta karışık durur. Belgede ikisi ayrı alandır. Kurulumun ilk haftası genelde müşteri kartlarının temizliğine gider.

Birim kodları uyuşmaz. Kendi sisteminizdeki “adet”, “koli”, “paket” yazımları belge şemasındaki standart birim kodlarına eşleşmelidir. Eşleşme tablosu bir kez yazılır, sonra unutulur.

Aynı sevkiyat iki kez gönderilir. Bağlantı koptuğunda program yeniden dener ve mükerrer belge oluşur. Çözümü şu: her sevkiyat kaydına bir tekil anahtar bağlanır ve gönderim o anahtarla kaydedilir; ikinci deneme aynı anahtarı görünce yeniden göndermez.

İptal ve iade akışı unutulur. Sevk edilen mal geri geldiğinde ne olacak? İade irsaliyesi kim keser, stoğa nasıl girer? Bu soruyu kurulumda cevaplamayan şirketler ilk iadede sistemi bypass eder.

Şoför elinde belge olmadan yola çıkar. Elektronik belge kesilse de yolda ibraz için matbu bir çıktı taşınır. Yazıcı, kâğıt ve kim basacak sorusu depo tarafında çözülmelidir.

Test ortamı atlanır. Entegratörler test ortamı verir. Canlıya geçmeden önce en az 20 gerçek senaryoyu test ortamında geçirin: normal sevk, kısmi sevk, iptal, iade, çok kalemli belge, farklı birimli belge.

Bu tip bağlantıların genel kurulum mantığını entegrasyon sayfasında topladık.

Adım adım devreye alma planı

Hafta 1 — Kapsam ve entegratör. Mali müşavirle zorunluluk durumu doğrulanır, başvuru yapılır, entegratör seçilir ve test hesabı açılır. Entegratör seçerken tek soru önemli: web servis dokümantasyonunu ve test ortamını sözleşme öncesi veriyor mu?

Hafta 2 — Veri temizliği. Müşteri kartlarında vergi bilgisi ve teslim adresi ayrıştırılır, birim kodları eşleştirilir, araç ve şoför listesi tanımlanır. Yazılım işi başlamadan önce bu tablo hazır olmalı.

Hafta 3 — Bağlantı ve test. Sevkiyat ekranından belge üretimi kurulur, test ortamında 20 senaryo geçirilir, hata mesajları ekranda anlaşılır hâle getirilir. Teknik hata kodunu depocuya gösteren ekranlar sahada işe yaramaz.

Hafta 4 — Paralel çalışma. Bir hafta hem eski yöntemle hem sistemden belge üretin, iki listeyi karşılaştırın. Fark çıkan her belgeyi tek tek inceleyin; buradan çıkan hatalar canlıda çıkacak hataların büyük kısmıdır.

Beşinci hafta — Yanıt ve fatura bağlantısı. İrsaliye yanıtı okunmaya başlanır, faturalanmamış irsaliye listesi açılır, muhasebe ekibi o listeyi haftalık kontrol etmeye başlar.

Devreye alma kontrol listesi

• Zorunluluk durumu mali müşavirle doğrulandı, tarih yazılı olarak kayıt altına alındı
• Entegratör sözleşmesi imzalandı, test ortamı erişimi alındı
• Müşteri kartlarında vergi bilgisi ve teslim adresi ayrıştırıldı
• Birim kodu eşleştirme tablosu hazırlandı
• Araç ve şoför listesi sisteme girildi
• Kısmi sevk senaryosu test edildi
• İade ve iptal akışı yazılı hâle getirildi
• Mükerrer gönderim koruması test edildi (bağlantıyı bilerek koparıp deneyin)
• Depoda matbu çıktı için yazıcı ve sorumlu belirlendi
• Faturalanmamış irsaliye raporunu kimin ne sıklıkla kontrol edeceği kararlaştırıldı
• Entegratör sözleşmesi bittiğinde arşivin hangi formatta teslim edileceği sözleşmeye yazıldı

Elle girişten entegrasyona geçince ne değişir

Aşağıdaki tablo yöntem seçimi için değil, entegrasyona geçtikten sonra günlük işte neyin değiştiğini görmek için. Yöntemlerin kendi karşılaştırması e-İrsaliye entegrasyon yolları sayfasında.

Konu	Entegratör portalı, elle giriş	Kendi programınızdan entegrasyon
Belge başına süre	Satırlar yeniden tuşlanır	Sevkiyat kaydından üretilir
Yazım hatası	Miktar ve kod elle girildiği için mümkün	Depo çıkışında okutulan veri gider
Kısmi kabul yanıtı	Portalda görülür, sisteme girmez	Sevkiyat kaydına işlenir, fark raporu çıkar
Faturalanmamış sevkiyat	Elle takip edilir	Ayrı listede durur
Belge sayısı arttığında	Personel eklemek gerekir	Ekran aynı kalır
Arşiv	Entegratörde	Entegratörde ve sizde

Maliyet tarafı: elle giriş mi, entegrasyon mu

Kararı rakamla verin. Ölçülecek üç kalem var.

Belge başına elle giriş süresi. Bir hafta ölçün: personel entegratör portalına girip belgeyi oluşturana kadar geçen süreyi kaydetsin. Çok kalemli sevkiyatlarda bu süre 6-10 dakikaya çıkar. Günde 20 belge kesen bir şirkette bu, günde iki saatten fazla eder.

Hata maliyeti. Elle girilen belgede yanlış miktar veya yanlış birim çıktığında iptal ve yeniden düzenleme gerekir; araç yoldaysa iş büyür. Ayda kaç kez olduğunu sayın.

Entegratör bedeli. Bu kalem entegrasyondan bağımsızdır — portal da kullansanız entegrasyon da kursanız kontör veya paket bedeli ödersiniz. Karşılaştırmaya katmayın; iki senaryoda da aynı.

Karar kuralı şu: entegrasyonun bedeli, kazandırdığı personel saatiyle ne kadar sürede kapanıyor? Ayda 40 saat elle giriş yapan bir şirkette 80.000 - 150.000 ₺ bandındaki kurulum ilk yıl içinde karşılığını buluyor; ayda 5 saat harcayan şirkette bulmuyor.

Hesabı kendi rakamlarınızla yapmak için Excel ve elle iş maliyeti hesaplayıcısı sizin personel maliyetinizle bir tahmin üretiyor.

Bir de ölçülmesi zor ama gerçek bir kalem var: sevkiyat kaydını sisteme girmeden belge kesilemez hale geldiğinde depo disiplini kendiliğinden oturuyor. Sayım farkları düşüyor, faturalanmayan sevkiyat azalıyor. Bu kazanç tabloda görünmez ama entegrasyonu kuran şirketlerin sonradan en çok bahsettiği kazanç oluyor.

Kapsam ve bant

Kapsam	Ne içerir	Bant	Süre
Tek yönlü gönderim	Sevkiyat ekranından belge üretimi, entegratöre gönderim, durum takibi	80.000 - 150.000 ₺	2-4 hafta
Tam sevkiyat kurgusu	Depo çıkışı, kısmi sevk, yanıt işleme, iade akışı, fatura eşleştirme	200.000 - 400.000 ₺	4-8 hafta
Çok depolu dağıtım	Depolar arası transfer, araç planı, rota, müşteri portalı	500.000 ₺+	3-6 ay
Ek modül	Yeni belge tipi, ek rapor, ikinci entegratör bağlantısı	8.000 - 45.000 ₺	—

Barındırma ilk yıl dahildir, sonrasında 4.800 veya 9.600 ₺/yıl. Yıllık bakım isteğe bağlıdır (%12, %18, %25). Lisans ömür boyudur, kullanıcı sayısı sınırsızdır — depoda kaç kişi belge kesiyorsa kessin bedel değişmez. Bantların tamamı fiyat sayfasında.

Sevkiyat tarafını depo yönetimiyle birlikte kurmayı düşünüyorsanız WMS depo yönetim sistemi rehberi ikisinin nasıl birleştiğini anlatıyor; muhasebe tarafındaki eşleştirme için e-fatura entegrasyonu rehberine bakın.

---

---

İlgili Depo Rehberleri ve Hesaplayıcılar

• Sevkiyat Hatası ve İade Maliyeti Hesaplayıcı — Deponuzdaki yanlış ürün gönderimlerinin yıllık çift kargo maliyetini hesaplayın.
• En İyi WMS ve Barkodlu Depo Yönetim Programları — Logo, Mikro, Nebim, DİA ve özel WMS sistemleri karşılaştırması.
• Depo Sevkiyat ve Barkod Kontrol Fiyatları — Paketleme masası ve doğrulama istasyonu bütçe rehberi.
• WMS Depo Yazılımı Fiyatları 2026 — Depo otomasyonu ve adresli raf yönetimi maliyetleri.

Sıkça sorulan sorular

e-Fatura kullanıyorum, e-İrsaliye otomatik geliyor mu?

Gelmiyor. e-Fatura ve e-İrsaliye ayrı uygulamalardır; kapsamları, eşikleri ve başvuruları ayrıdır. e-Fatura mükellefi olmak sizi kendiliğinden e-İrsaliye mükellefi yapmaz, e-İrsaliye'ye geçmek için ayrı başvuru ve ayrı hazırlık gerekir. Güncel kapsamı ebelge.gib.gov.tr üzerinden doğrulayın.

Özel entegratör mü, doğrudan GİB entegrasyonu mu?

Sevkiyat hacminiz günde birkaç belgeyse özel entegratörün portalı yeterlidir ve yazılım işi çıkmaz. Belge sayısı günde 20'yi geçtiğinde ya da irsaliye bilgisi sevkiyat kaydınızda zaten duruyorsa, kendi programınızdan entegratörün web servisine bağlanmak elle giriş yükünü tamamen kaldırır. Doğrudan GİB entegrasyonu ise sürekli teknik bakım gerektirir; çoğu şirket için gereksizdir.

İrsaliye yanıtı ne demek, takip etmek zorunda mıyım?

Alıcı, gönderdiğiniz e-İrsaliye'ye kabul veya kısmi kabul yanıtı döner; eksik veya hasarlı mal bu yanıtta görünür. Yanıtı sisteminize işlemezseniz sevk edilen ile teslim alınan miktar arasındaki farkı ancak fatura aşamasında, çoğu zaman da müşteri itiraz edince fark edersiniz. Entegrasyonun en çok atlanan ve en çok işe yarayan parçası budur.

Depoda ne değişir?

Kâğıt irsaliye şoföre elden veriliyordu; e-İrsaliye'de sevkiyat anında belge sistemden üretilir ve şoför yanında matbu bir örnek taşır. Pratik değişiklik şu: irsaliye artık sevkiyat kaydından doğar, yani depo çıkışını sisteme girmeden belge kesilemez. Depo disiplini olmayan şirketlerde asıl zorlanılan yer bu.

Geçmiş irsaliyelerimizi saklamak zorunda mıyız?

Elektronik belgelerin muhafaza ve ibraz yükümlülüğü kâğıt belgeyle aynı esaslara tabidir. Pratikte özel entegratörünüz belgeleri saklar; ancak sözleşme bittiğinde arşivin size hangi formatta teslim edileceğini baştan yazılı hale getirin. Kendi sisteminizde de belgenin bir kopyasını tutmak, entegratör değiştirdiğinizde geçmişi kaybetmemenizi sağlar.

İlgili rehberler

• Logo ve Netsis entegrasyon rehberi: REST API, Objects ve özel web/mobil arayüz köprüsü
• DİA Web Servis API: kendi yazılımınızı DİA'ya nasıl bağlarsınız?
• Nebim V3 Entegratör REST API: perakende ERP'nizi dış sistemlere nasıl bağlarsınız?

Hizmet sayfası: Entegrasyon hizmeti