Eleman Almak mı, İşi Yazılıma Devretmek mi: Karar Tablosu ve Hesap İskeleti

Finans müdürü mutabakat işinin yetişmediğini söylüyor, İK ilan metnini hazırlamış, genel müdür imzalamadan önce son bir kez soruyor: bu iş için gerçekten bir kişi mi lazım. Soru haklıdır, çünkü işe alım kararı geri alması en zor kararlardan biridir — ve tekrar eden bir işi büyütmenin en pahalı yolu ona bir kişi daha eklemektir.

Bu yazı fiyat sayfası değildir; hangi işin otomatikleştirilebileceğini ayıklama yöntemi de değildir. Sadece tek bir kararı ele alır: elinizde tekrar eden bir iş var ve bu işi bir kişiye mi vereceksiniz, yazılıma mı.

Karar iki gider kaleminin değil, iki iş türünün arasında

Kararı yanlış kuran ilk cümle şudur: “yazılım mı ucuz, eleman mı.” Doğru soru işin niteliğidir. İşin içinde karar varsa insan gerekir. Karar yoksa — adımlar sabitse, kural yazıya dökülebiliyorsa, istisna azsa — insan o işte yavaş, pahalı ve yorulan bir aktarım aracıdır.

O yüzden karara başlamadan önce işi tarif edin: haftada kaç kez tekrarlıyor, kaç istisnası var, girdi hep aynı biçimde mi geliyor. Bu ayıklamayı tekrar eden ofis işleri yazısındaki 5 soruluk testle yapabilirsiniz. Test düşük puan verdiyse aşağıdaki tablo gereksizdir; işi insana verin.

Yan yana koyunca ne değişiyor

Ölçüt	Yeni personel	İşi yazılıma devretmek
Devreye girme süresi	İlan, mülakat, teklif, ihbar süresi, oryantasyon: haftalar sürer ve ilk aylar tam verim vermez	İlk tıklanabilir prototip 2-4 hafta; tek süreç çözümünde ilk çalışan modül de 2-4 hafta
Gece ve hafta sonu	Çalışmaz; mesai dışı iş fazla mesaiye veya ertesi güne kalır	Zamanlanmış işler gece 03:00'te de çalışır, sabah rapor hazırdır
Aynı hatayı tekrar etme	Yorgunlukta, yoğunlukta ve devirde hata tekrar eder; eğitim tekrarlanır	Hata bir kez düzeltilir, o gün itibarıyla bir daha oluşmaz
Kapasite artışı	İşlem hacmi iki katına çıkarsa ikinci kişi gerekir	Hacim iki katına çıkınca genellikle aynı sistem taşır; maliyet doğrusal artmaz
Bilginin şirkette kalması	Süreç bilgisi kişinin kafasında durur, yazılı değildir	Kural koda ve akışa yazılır; kaynak kod müşteriye teslim edilir
Ayrılma riski	İstifa, rapor, izin ve doğum izni işi durdurur veya devir gerektirir	Böyle bir kesinti yoktur; risk teknik bakım ve barındırma tarafına kayar
İlk yıl maliyet karakteri	Tekrarlayan: her yıl aynı kalem, üstüne yıllık artış	Tek seferlik yatırım + isteğe bağlı yıllık bakım (%12, %18 veya %25) + barındırma (ilk yıl dahil, sonra 4.800 ₺/yıl veya 9.600 ₺/yıl)

Tablodaki en önemli satır sondan bir öncekidir. Personel maliyeti her yıl yeniden doğar ve enflasyonla birlikte büyür; yazılım maliyeti bir kez doğar, sonra küçük bir bakım kalemine iner. Bu yüzden iki seçenek ilk yılda birbirine yakın görünse bile üçüncü yılda tablo değişir.

Hesap iskeleti: rakamı siz koyun

Buraya maaş yazmayacağız, çünkü sizin şehriniz, sektörünüz ve pozisyonunuz için doğru rakamı siz bilirsiniz. İskeleti doldurun.

Kişi tarafı — 1. yıl toplam işveren maliyeti

1. Brüt maaş × 12
2. + İşveren SGK ve işsizlik payı
3. + İkramiye, prim, yol, yemek, özel sağlık
4. + Ekipman ve lisanslar (bilgisayar, telefon, ofis yazılımı, ERP kullanıcısı)
5. + İşe alım gideri (ilan, danışmanlık, mülakat için harcanan yönetici saatleri)
6. + Öğrenme dönemi: ilk 2-3 ayda verimin bir kısmı yoktur, ayrıca eğitim veren kişinin saatleri de gider yazılır
7. + Devir riski karşılığı: pozisyon ortalama kaç yılda bir el değiştiriyorsa 4., 5. ve 6. maddeler o sıklıkla tekrar eder

2. ve 3. yıl: 1-3. maddeler yıllık artışla tekrar eder, 4-6 kısmen düşer.

Yazılım tarafı — 3 yıllık toplam

1. Tek seferlik geliştirme: tek süreç için 80.000 - 150.000 ₺ (2-4 hafta), birden çok modülü kapsayan kurumsal sistem için 200.000 - 400.000 ₺ (4-8 hafta)
2. + İsteğe bağlı yıllık bakım: geliştirme bedelinin %12, %18 veya %25’i — ihtiyacınıza göre seçilir, zorunlu değildir
3. + Barındırma: ilk yıl dahil, sonraki yıllar 4.800 ₺/yıl veya 9.600 ₺/yıl
4. + İç maliyet: süreç sahibinizin analiz ve test için ayıracağı saatler (genellikle 2-4 hafta boyunca haftada birkaç saat)
5. + 0 ₺ kullanıcı lisansı: kullanıcı sayısı sınırsız, lisans ömür boyu

İki kolonu üç yıl için toplayın. Elle yapılan işin bugünkü saatlik bedelini bilmiyorsanız elle iş maliyeti hesaplayıcısıyla başlayın; geri dönüş süresini biçimlendirmek için ROI hesaplama rehberine bakın. Bantların neye göre değiştiğini fiyat sayfasında açık yazdık.

Hangi durumda insan almak doğru karardır

Bu sayfa yazılım satan bir şirkete ait, o yüzden şunu açık yazalım: bazı işlerde doğru cevap “kişi alın”dır ve o durumda otomasyon konuşmak zaman kaybıdır.

• İşin özü yargıysa. Tedarikçi güvenilirliğini, personel performansını, bir şikâyetin ciddiyetini değerlendiren iş insanda kalır.
• Müzakere varsa. Fiyat pazarlığı, tahsilat görüşmesi, sözleşme müzakeresi: karşı tarafın tepkisine göre yön değiştiren her iş.
• İlişki taşıyorsa. Anahtar müşteriyi arayan, sahada müşteriyle oturan, ekip kuran roller.
• İstisna oranı yüksekse. Her vakası kendine özgü olan bir süreçte yazılım her ay yeniden yazılır; bu, kişiden pahalıya gelir.
• Süreç henüz oturmamışsa. Yeni bir işi önce insan yapar, kural netleşince yazılıma devredilir. Belirsiz süreci koda dökmek, belirsizliği kalıcılaştırır.
• Hacim düşükse. Ayda birkaç kez yapılan iş için geliştirme bedeli geri dönmez.

Çoğu şirkette çıkan cevap: ikisi birden

Uygulamada karar nadiren “hiç kimse almayın” olur. Sık çıkan sonuç şudur: işin karar içermeyen kısmı — mutabakat aktarımı, form doldurma, onay kovalama — yazılıma geçer; kalan kısım mevcut ekibin kapasitesine sığar ve planlanan alım bir sonraki döneme ertelenir ya da nitelikleri değişir. Aynı bütçeyle veri girişi yapan bir kişi yerine analiz yapan bir kişi alınır.

Elevatora SAHA’da teknisyenin sahada girdiği bakım kaydı ofiste yeniden yazılmaz; Elevatora İMALAT’ta üretim adımı iş emrine bağlı ilerler; PAP’ta ithalat-ihracat evrak süreci tek yerden takip edilir. Bu sistemlerin hiçbiri şirketteki insan sayısını sıfırlamak için kurulmadı; insanın vaktini nereye harcadığını değiştirmek için kuruldu.

Kararı nasıl verirsiniz

1. İşi beş iş günü ölçün: kaç saat, kaç kişi, kaç istisna.
2. 5 soruluk uygunluk testini uygulayın. Düşük puan → kişi alın, burada bitirin.
3. Yukarıdaki iki iskeleti kendi rakamlarınızla üç yıla yayın.
4. Geri dönüş 24 ayı aşıyorsa kapsamı küçültün: tüm süreci değil, en çok tekrar eden tek adımı otomatikleştirin.
5. Kararı yazın. Hangi varsayımla verdiğinizi kaydedin ki bir yıl sonra doğrulayabilesiniz.

Tekrar eden işin büyük kısmı iki sistem arasında veri taşımaksa, o özel duruma veri girişi otomasyonu yazısında ayrıca baktık.

Elinizde ölçülmüş bir süreç ve doldurulmuş bir iskelet varsa kalan iş kapsamı netleştirmektir: sürecinizi, istisnalarını ve hacmini yazıp teklif formundan iletin, hangi banda düştüğünü birlikte görelim.

---

İlgili Üretim Rehberleri ve Hesaplayıcılar

• OEE ve Makine Duruş Kaybı Hesaplayıcı — Tezgâh duruşlarının yıllık maliyetini ve OEE skorunu hesaplayın.
• Atölye Teklif Süresi ve Kaçan Sipariş Hesaplayıcı — WhatsApp ve telefonda fiyat verirken kaybolan usta saatlerini ölçün.
• MES ve Üretim Takip Yazılımı Fiyatları 2026 — Tezgâh veri toplama ve Andon panoları maliyet analizi.
• En İyi Fason ve Atölye Takip Programları — Excel, Logo ve özel fason portalı karşılaştırması.

Sıkça sorulan sorular

Yazılım her zaman personelden ucuz mu?

Hayır. Yazılım tek seferlik bir yatırımdır, personel her yıl tekrarlayan bir giderdir; bu yüzden karşılaştırma ilk yılda değil üçüncü yılda anlam kazanır. Ama işin istisna oranı yüksekse veya iş yargı gerektiriyorsa yazılım hiçbir yılda ucuza gelmez, çünkü sürekli yeniden yazılır. Kararı işin niteliği verir, rakam sadece doğrular.

Kendi rakamımı nereden bulacağım?

Yazıdaki iskeleti kendi maaş, SGK ve ekipman rakamlarınızla doldurun. İşin bugün kaç saat tuttuğunu bilmiyorsanız önce beş iş günü ölçün. Elle yapılan işin saatlik bedelini çıkarmak için elle iş maliyeti hesaplayıcısını kullanabilirsiniz.

Personeli işten çıkarmam mı gerekiyor?

Gerekmiyor ve çoğu şirkette olan bu değil. Uygulamada aynı ekip aynı kişi sayısıyla daha fazla işlem taşır; kopyala-yapıştır işi yazılıma geçer, kişi müşteriyle konuşma, kontrol ve karar işine kayar. Karar genellikle mevcut personeli çıkarmak değil, bir sonraki alımı yapmamaktır.

Yazılım tarafında hangi giderler tekrar eder?

İsteğe bağlı yıllık bakım paketi (%12, %18 veya %25) ve barındırma. Barındırma ilk yıl dahildir, sonrasında 4.800 ₺/yıl veya 9.600 ₺/yıl olarak devam eder. Lisans ömür boyudur, kullanıcı sayısı sınırsızdır, kaynak kod müşteriye teslim edilir; yani kullanıcı başına tekrarlayan bir ücret yoktur.

Karşılaştırmayı hangi yıl üzerinden yapmalıyım?

Üçüncü yıl. Yazılım tek seferlik, personel her yıl tekrarlayan giderdir; ilk yılda yazılım pahalı görünür, üçüncü yılda tablo netleşir. Hesap iskeletini üç yıllık toplamla doldurun.

İşin istisna oranı yüksekse ne olur?

Yazılım sürekli yeniden yazılır ve hiçbir yılda ucuza gelmez. Doğru kurgu, kuralı vakaların büyük çoğunluğuna yazmak ve istisnayı otomatik olarak insan kuyruğuna düşürmektir; istisnanın tamamını kapsamaya çalışmak değil.

İlgili rehberler

• Excel'de kaybettiğiniz zamanın maliyeti ne? Elle işlem maliyeti ve amortisman rehberi
• Hazır paket mi özel yazılım mı? 5 yıllık toplam sahip olma maliyetini (TCO) hesaplayın
• Özel yazılım fiyatları 2026: Geliştirme maliyeti, saatlik ücretler ve bütçe planlama rehberi

Hizmet sayfası: Fiyat bantları ve kapsam