Lojistik ve filo takip: konum değil, sefer kaydı
Filo takibi araç konumunu gösterir; lojistik yazılımı seferi yönetir. Sefer kaydı yükü, aracı, şoförü, müşteri fiyatını, yol masraflarını ve teslim kanıtını tek kayıtta birleştirir. KodDelta lojistik sistemlerini bu kayıt etrafında kurar, çünkü planlama, faturalama ve maliyet hesabı aynı kayıttan besleniyor.
Sevkiyat sorumlusu sabah dokuzda telefona sarılır: “Ankara aracı nerede?” Şoför cevap verir, sorumlu bunu bir kâğıda yazar. Öğleden sonra müşteri arar, aynı soru tekrar sorulur. Akşam yakıt fişleri masaya gelir, hangi seferin fişi olduğu artık hatırlanmaz.
Bu tabloya takip cihazı takmak ilk soruyu çözer. Diğer ikisini çözmez. Konum verisi aracın nerede olduğunu söyler; o aracın hangi yükü, hangi müşteri için, hangi fiyata taşıdığını söylemez.
Filo takibi ile sefer yönetimi aynı şey değil
Filo takibi araç odaklıdır: konum, hız, yakıt seviyesi, rölanti süresi. Sefer yönetimi iş odaklıdır: hangi yük, hangi araçla, kimden kime, hangi fiyata, hangi masrafla taşındı.
İkisi farklı sorulara cevap verir ve şirketlerin çoğu ikincisini ilkinden bekleyerek zaman kaybeder. Takip ekranında “araç şu konumda” yazar; planlamacı ise “bu araç yarın sabah boşta mı” sorusunun cevabını arar. O cevap konumda değil, sefer kaydındadır.
Sefer kaydının içinde ne var
| Alan | Nereden gelir | Neye yarar |
|---|---|---|
| Yük ve müşteri | Sipariş veya taşıma talebi | Faturanın dayanağı |
| Araç ve şoför | Planlamacının ataması | Müsaitlik ve puantaj |
| Güzergâh ve duraklar | Plan + gerçekleşen konum | Sapma ve süre analizi |
| Müşteri fiyatı | Sözleşme fiyat listesi | Sefer geliri |
| Yol masrafları | Yakıt fişi, geçiş kaydı, avans | Sefer maliyeti |
| Teslim kanıtı | Şoförün mobil kaydı | İtiraz ve tahsilat |
| Durum | Akış adımları | Müşteri bilgilendirme |
Bu yedi alan bir kayıtta birleştiğinde, “bu sefer bize ne bıraktı” sorusu ay sonunu beklemeden cevaplanır. Ayrı dosyalarda tutulduğunda ise gelir muhasebede, masraf kasa defterinde, teslim kanıtı şoförün telefonunda kalır.
Günlük operasyonun beş adımı
- Talep ve planlama. Gelen taşıma talepleri havuza düşer; planlamacı araç müsaitliğine, kapasiteye ve muayene-bakım durumuna bakarak atar.
- Görev bildirimi. Şoför telefonundan görevi görür: yük, adres, alıcı, evrak listesi. Sözlü tarif ve ekran görüntüsü paylaşımı biter.
- Yolda durum. Yüklendi, yolda, teslimatta, boşaldı gibi durumlar şoför tarafından tek dokunuşla güncellenir; konum verisi bu duruma eşlik eder.
- Teslim kanıtı. Alıcı adı, imza ve irsaliye fotoğrafı kaydedilir.
- Sefer kapanışı. Masraflar girilir, sefer kapanır ve faturaya hazır hâle gelir.
Bu beş adımın iş emri mantığıyla kurulmuş genel karşılığını iş emri nasıl dijitalleşir yazısında ayrıntılı anlattık.
Teslim kanıtı: en çok para kaybettiren eksik
Teslim edilmiş bir yükün kanıtı yoksa, itiraz geldiğinde şirket ispat yükü altında kalır. Kâğıt irsaliyenin imzalı nüshası genellikle şoförün aracında bir hafta bekler, sonra klasöre girer ve arandığında bulunamaz.
Mobil teslim kanıtı bu zinciri kısaltır: imza ve fotoğraf teslimat anında sefer satırına bağlanır, zaman damgası taşır. Kritik ayrıntı çevrimdışı çalışmadır. Depo içinde, bodrumda veya kapsama dışı güzergâhta bağlantı kopar; kayıt cihazda kuyruğa alınmazsa şoför ikinci kez girmez ve kanıt kaybolur.
Araç tarafı: müsaitliği belirleyen kalemler
Planlamacı araç atarken yalnızca konuma bakmaz. Muayene tarihi geçmiş, sigortası bitmiş veya periyodik bakım kilometresini aşmış araç fiilen müsait değildir.
Bu yüzden araç kartı sefer sisteminin içinde durur: muayene, sigorta, lastik değişimi, periyodik bakım eşiği ve açık trafik cezaları. Eşiğe yaklaşan araç planlama ekranında işaretlenir. Bakım tarafının kendi başına nasıl kurulduğunu bakım yönetimi rehberinde ayrıca yazdık.
Şoför tarafı: puantaj ikinci kez yazılmaz
Sefer kaydı şoförün işe başlama ve bitirme zamanını zaten tutuyorsa, puantaj bu kayıttan üretilir. Harcırah sefer tipine göre kural olarak tanımlanır, avans hareketleri şoför kartında birikir.
Şirketlerin çoğunda bu üç kalem üç ayrı yerde durur: sefer listesi planlamacıda, puantaj insan kaynaklarında, avans kasa defterinde. Ay sonunda üçü elle karşılaştırılır ve fark tartışması çıkar.
Müşteri bilgilendirme kendiliğinden yürür
Sevkiyat sorumlusunun gününün önemli bir bölümü “yük nerede” sorusuna cevap vermekle geçer. Bu soru, durum bilgisi sistemde tutulmadığı için sorulur.
Sefer durumu her adımda güncelleniyorsa, müşteriye giden bilgilendirme insan eliyle yazılmak zorunda değildir: yükleme tamamlandığında, araç yola çıktığında ve teslimat kapandığında mesaj kendiliğinden gider. Kurumsal müşterilerde bunun bir adım ötesi, müşterinin kendi sevkiyatlarını görebildiği sınırlı bir ekrandır. Bu ekran hem telefon trafiğini düşürür hem de teslim kanıtını müşterinin kendisinin indirmesini sağlar.
Neyi neyle karşılaştırıyorsunuz
| Ölçüt | Takip cihazı + tablo | Sefer yönetim sistemi |
|---|---|---|
| Aracın konumu | Var | Var, sefere bağlı |
| Aracın hangi işi yaptığı | Yok | Sefer kaydında |
| Sefer geliri ve masrafı | Ayrı dosyalarda | Aynı kayıtta |
| Teslim kanıtı | Kâğıt irsaliye | İmza + fotoğraf, zaman damgalı |
| Araç müsaitliği | Planlamacının hafızası | Bakım ve muayene eşiğine bağlı |
| Müşteri bilgilendirme | Telefon | Durum değişince otomatik |
| Faturalama | Elle liste hazırlama | Kapanan seferden üretim |
Ne zaman gerekmez
Beş-altı araçla sabit müşterilere sabit güzergâh çalışıyorsanız, takip cihazı ve düzenli tutulan tek bir tablo işinizi görür. Sefer çeşitliliği düşükken kural yazmanın maliyeti kazancından yüksektir.
Eşik araç sayısıyla değil, çeşitlilikle gelir: müşteri başına farklı fiyat, değişken güzergâh, parsiyel yükleme, birden çok teslim noktası ve alt taşeron kullanımı. Bunlardan üçü varsa tablo artık gerçeği taşımıyordur.
Kurulum sırası ve bantlar
Önce araç, şoför ve müşteri fiyat listelerini tek yerde toplayın. Ardından sefer kaydını ve mobil teslim kanıtını devreye alın — bu ikisi tek başına en hızlı karşılığı veren parçadır. Üçüncü adımda masraf kalemlerini sefere bağlayın, dördüncü adımda faturalama ve muhasebe köprüsünü kurun. Entegrasyon tarafının kapsamı entegrasyon sayfamızda listeli.
Sefer kaydı, mobil görev ve teslim kanıtından oluşan ilk kurgu 80.000 - 150.000 ₺ bandında 2-4 haftada devreye girer. Masraf, faturalama ve araç bakım takibini içeren kurumsal kurgu 200.000 - 400.000 ₺, 4-8 hafta kapsamındadır. Çok şirketli, gümrük ve acente süreçlerini de kapsayan bütünlüklü sistem 500.000 ₺ üstü ve 3-6 aylık bir iştir. Ek modüller 8.000 - 45.000 ₺ arasında fiyatlanır; yıllık bakım %12, %18 veya %25 seviyelerinden seçilir.
Saha ekiplerinin mobil tarafını görmek isterseniz saha servis yazılımı sayfamıza bakın. Filonuzun büyüklüğünü ve sefer çeşitliliğinizi yazıp teklif formundan gönderin; hangi parçanın ilk sırada kurulması gerektiğini konuşalım.
İlgili Saha Servis ve Bakım Rehberleri
- Saha Servis Yazılımı Fiyatları 2026 — Teknisyen başı SaaS lisansı vs özel servis yönetim yazılımı.
- En İyi Saha Servis Programları 2026 — Türkiye pazarındaki servis yazılımları karşılaştırması.
Sıkça sorulan sorular
GPS takip sistemim var, ayrıca yazılıma neden ihtiyacım olsun?
GPS aracın nerede olduğunu söyler, o aracın hangi işi yaptığını söylemez. Yük, müşteri, fiyat, masraf ve teslim kanıtı GPS'te yoktur. KodDelta mevcut takip cihazınızı kaldırmadan üstüne sefer katmanını kurar; konum verisi sefer kaydına bağlanınca planlama ve maliyet hesabı aynı ekrandan yürür.
Teslim kanıtı (POD) sistemde nasıl tutulur?
Şoför teslimatta telefondan alıcı adını, imzayı ve irsaliye fotoğrafını kaydeder; kayıt sefer satırına bağlanır ve zaman damgası taşır. KodDelta bu adımı çevrimdışı çalışacak şekilde kuruyor: kapsama alanı dışında girilen kayıt cihazda kuyruğa alınıyor, bağlantı gelince kendiliğinden gönderiliyor.
Sefer maliyeti hangi kalemlerden oluşur?
Yakıt, şoför ücreti ve harcırahı, köprü ve otoyol geçişleri, liman veya acente masrafı, varsa ikinci şoför ile araç amortismanı ve bakım payı. KodDelta bu kalemleri sefer kaydına bağlar; sefer kapandığında gelir ile masraf yan yana durur, ay sonu beklenmez.
Araç bakım ve muayene takibi aynı sistemde olur mu?
Olması gerekir, çünkü ikisi de aracın müsaitlik durumunu belirler. Muayene tarihi, sigorta, lastik değişimi ve periyodik bakım km eşiğine bağlanır; eşiğe yaklaşan araç planlamada uyarı verir. KodDelta bakım tetikleyicilerini araç kartına bağlayarak planlamacının aynı ekranda görmesini sağlıyor.
Şoför puantajı ve harcırahı nasıl bağlanır?
Sefer kaydı şoförün başlangıç ve bitiş zamanını zaten tutar; puantaj bu kayıttan üretilir, elle ikinci kez yazılmaz. Harcırah sefer tipine göre kural olarak tanımlanır. KodDelta bu bağlantıyı kurduğunda bordro hazırlığı, sefer listesinin dışa aktarımına indirgeniyor.
Küçük filoda bu sistem gerekli mi?
Beş-altı araçla sabit müşterilere sabit güzergâh çalışıyorsanız takip cihazı ve düzenli bir tablo yeterlidir. Araç sayısı arttıkça, güzergâh değiştikçe ve müşteri fiyatları farklılaştıkça tablo yetmemeye başlar. KodDelta bu eşiği filo sayısı yerine sefer çeşitliliğine bakarak değerlendiriyor.
İlgili rehberler
- Mobil uygulama seçimi: PWA mı, native mi? Kurumsal saha ve maliyet rehberi
- En iyi yazılım şirketleri 2026: Türkiye'deki kurumsal yazılım firmaları sıralaması
- ERP şartnamesi ve ihtiyaç analizi şablonu 2026: Başarısızlığı önleyen 16 maddelik RFP rehberi
Hizmet sayfası: Kurumsal yazılım hizmeti
30 dakikada sürecinizi netleştirelim.
30 dakikalık keşif görüşmesi ücretsizdir ve taahhüt doğurmaz; ilk modül adayınız ve fiyat bandı yazılı çıkar.