İş, teknisyen sahadayken kapanır

Akşam ofise dönen kâğıt

Klasik düzen şöyle işliyor: çağrı telefonla geliyor, planlamacı teknisyeni arıyor, teknisyen adresi not alıyor. İşi bitirince kâğıt servis formunu dolduruyor, müşteriye imzalatıyor, formu cebine koyuyor. Akşam ofise uğrayıp bırakıyor ya da ertesi güne kalıyor. Muhasebe formu bulunca faturayı kesiyor.

Bu düzende bilgi iki gün gecikiyor ve arada eksiliyor. Kullanılan parça yazılmamışsa araç stoğu tutmuyor. Müşteri "bu işi yapmadınız" dediğinde elde imzalı bir kâğıt var ama fotoğraf yok. Sözleşmede taahhüt edilen müdahale süresine uyulup uyulmadığını kimse ölçmüyor; ay sonunda müşteri ölçüp fatura kesintisi istiyor. Saha yazılımının işi kaydı, olayın olduğu yerde ve anda almaktır.

Mobil iş emrinde teknisyen ne yapıyor

Teknisyen sabah telefonunda günün işlerini görüyor: adres, cihaz, sözleşme türü, önceki arıza geçmişi. İşi kabul ediyor, yola çıkıyor, sahaya varınca varış kaydını atıyor. Cihaz etiketindeki karekodu okutuyor; ekranda o cihazın geçmişi, garanti durumu ve kontrol listesi açılıyor.

Formda yapılan işlem, değişen parça ve teknisyen notu var. Parçayı listeden seçiyor; parça aracın stoğundan düşüyor, garanti kapsamındaysa ücretsiz, değilse ücretli olarak işaretleniyor. Arıza öncesi ve sonrası fotoğraf çekiyor. Müşteri ekranda imzalıyor. İş kapanınca servis formu PDF olarak üretiliyor ve müşteriye gidiyor; faturalanacak kalemler muhasebe tarafına düşüyor.

Formların alanlarını sizin servis türlerinize göre kuruyoruz: montaj formu ile periyodik bakım formu aynı alanları sormaz. Zorunlu alan ve zorunlu fotoğraf tanımlanabiliyor; eksikse iş kapanmıyor.

Çevrimdışı çalışma — asıl teknik iş burada

Saha çoğu zaman internetsizdir: asansör kuyusu, fabrika bodrumu, şantiye, kırsal bölge. Uygulama bu yüzden ağa değil, cihazın kendi deposuna yazacak biçimde kurulur. Sabah günün işleri, cihaz geçmişi ve parça listesi telefona indirilir. Teknisyen çevrimdışıyken formu doldurur, fotoğraf çeker, imza alır; her kayıt önce cihazda saklanır, sonra kuyruğa girer.

Cihaz ağa döndüğünde kuyruk sırayla boşalır. Ekranda hangi kaydın gönderildiği, hangisinin beklediği ayrı ayrı görünür — teknisyen "gitti mi, gitmedi mi" diye tahmin etmez. Fotoğraflar cihazda boyutu küçültülerek saklanır ve mobil hatta yüklenebilir büyüklükte gönderilir.

İki noktaya ayrıca karar veriyoruz. Birincisi çakışma: teknisyen çevrimdışıyken merkez aynı iş emrini başka birine atamışsa hangi değişikliğin üstün olduğu baştan tanımlanır ve kaybeden değişiklik silinmez, iz olarak durur. İkincisi parça stoğu: çevrimdışı kullanılan parça merkezde ancak senkron sonrası düşer, bu yüzden araç stoğunda anlık doğruluk yerine kısa gecikmeli doğruluk hedeflenir. Bunu baştan söylüyoruz; gizlenirse sahada güven kaybı olur.

Rota ve atama

Atama üç kısıtla yapılır: teknisyenin yetkinliği, bölgesi ve o günkü yükü. Sistem uygun teknisyenleri harita üzerinde sıralar, planlamacı seçer. Tam otomatik rota kurmak yerine öneri sunmayı tercih ediyoruz; sahada trafik, müşterinin uygunluğu ve acil çağrı gibi sistemin bilmediği etkenler var. Acil bir çağrı düştüğünde planlamacı kimin en yakında ve müsait olduğunu görür, sırayı elle değiştirir.

SLA — söz verilen süre nasıl ölçülür

SLA, sözleşmede taahhüt edilen müdahale ve çözüm süresidir. Ölçmenin zor kısmı sayacın ne zaman işlediğidir; kural yazılı değilse iki taraf farklı hesap yapar. Kurduğumuz düzende üç şey tanımlanır: sayaç ne zaman başlar (genellikle çağrının kaydedilmesi), ne durdurur (ilk müdahalede sahaya varış, çözümde işin kapanması) ve ne zaman duraklar (müşteri kaynaklı bekleme, parça beklemesi, erişim verilmemesi).

Çalışma takvimi de sayaca girer: sözleşme mesai dışını kapsamıyorsa akşam saatleri sayılmaz. Süre dolmaya yaklaşan çağrılar listede öne çıkar ve sorumluya bildirim gider. Ay sonunda müşteri bazında SLA raporu çıkar; itiraz geldiğinde tartışma hafıza üzerinden değil kayıt üzerinden yürür.

İmzalı teslim ve fotoğraf kanıtı

İmza ve fotoğraf, yapılan işin ne olduğunu gösteren kayıttır; ıslak imzalı sözleşmenin yerine geçmez. Değerini artıran şey kaydın bütünlüğüdür: fotoğraf çekildiği anda zaman damgasıyla ve varsa konum bilgisiyle saklanır, servis formu imza alındığı hâliyle PDF olarak dondurulur, sonradan yapılan değişiklik ayrı bir sürüm olarak iz bırakır. Fotoğraf ve konum kaydı kişisel veri doğurduğu için saklama süresini ve erişim yetkisini baştan tanımlıyoruz.

Periyodik bakım planı ve yasal takvim

Arıza çağrısı gelir, bakım gelmez. Bu yüzden bakım işlerini sistemin kendisi açar. Plan sözleşmeye ve cihaza bağlanır: her cihazın bakım aralığı, kapsamı ve kontrol listesi tanımlıdır. Dönem gelmeden iş emirleri açılır, bölgeye göre dağıtılır; yapılmayan bakım listede kalır ve kapanmaz.

Bakım aralığının mevzuatla belirlendiği işlerde takvim o kurallara göre kurulur. Asansörde, Asansör İşletme ve Bakım Yönetmeliği bakımın belirli aralıklarla yapılmasını ve yıllık periyodik kontrolü şart koşar; sistem hem bakım iş emirlerini hem de periyodik kontrol randevularını takip eder, kontrol sonucu cihaz kaydına işlenir. Bakım yönetiminin genel çerçevesini bakım yönetimi rehberinde anlattık.

Arıza kaydından faturaya kadar zincirin nasıl kurulduğunu teknik servis takip programı yazısında, periyodik bakımın takvim ve sayaç tetikleyicilerini periyodik bakım takip programı yazısında bulabilirsiniz.

Hazır paket mi, özel sistem mi

Karşılaştırmanın ayrıntısı saha serviste hazır paket ve özel sistem yazısında; bant ve süreler fiyat ve süre sayfasında.

Kendi kurduğumuz sistem: Elevatora SAHA

Elevatora SAHA, asansör bakım ve servis firmalarının operasyonunu yürüten kendi sistemimizdir: cihaz kaydı, sözleşme, periyodik bakım takvimi, arıza çağrısı, mobil iş emri ve teknisyen takibi aynı yapıda çalışır. Sistem çok kiracılıdır, ama her müşteri kendi kurulumunda çalışır: veritabanı ayrıdır, alan adı ayrıdır, bir müşterinin verisi diğerinin kurulumunda bulunmaz. Bu ayrım, bir firmaya yapılan özel geliştirmenin diğerlerini etkilememesini de sağlar. Kapsamını vakalar sayfasında ayrıntılandırdık. Asansör sektörüne özel karekodlu etiketleme, yeşil/kırmızı etiket denetimi ve mevzuat takibi süreçleri için Asansör Bakım & Servis Takip Yazılımı sayfamızı inceleyebilirsiniz.

Nerede uygun değil

Ekibiniz birkaç kişiyse, işler tek bölgede yürüyorsa ve sözleşmeye bağlı süre taahhüdünüz yoksa bu sistem ihtiyacınızdan büyüktür; basit bir iş takip aracı yeterli olabilir. İşin kapsamı her seferinde yeniden pazarlık ediliyorsa ve standart bir form çıkmıyorsa, önce servis türlerini ve form alanlarını netleştirmek gerekir. Bir de teknisyenden veri girmesini isteyecekseniz karşılığında ona bir şey vermelisiniz: cihaz geçmişinin ekranda olması, parça talebinin tek düğmeyle açılması, formu ofiste ikinci kez doldurmaktan kurtulması gibi. Yalnız kayıt isteyen sistem sahada kullanılmıyor.

Sıkça sorulan sorular