Şantiyenin ilerlemesi, hakedişi ve maliyeti aynı kayıtta

Taahhüt işi Excel'de yürüdüğünde ne kaybediyorsunuz

Bir taahhüt firmasında verinin dağıldığı yer bellidir. Metraj mühendisin bilgisayarında bir dosyada durur. Taşeron sözleşmeleri klasörde, avanslar muhasebenin ayrı bir tablosunda. Şantiye şefi günlük puantajı deftere yazar, hafta sonu WhatsApp'tan gönderir. Malzeme irsaliyeleri şantiye ambarında birikir. Hakediş dönemi geldiğinde bir mühendis bu parçaları toplayıp tek tabloda birleştirmeye çalışır.

Kayıp burada başlar. Şantiyede yapılan imalat ile hakedişe giren metraj farklı kaynaktan geldiği için ayrışır. Taşerona verilen avansın tamamı mahsup edilmeden hakediş kapanır. Merkezden gönderilen demirin ne kadarı hangi etapta kullanıldı sorusunun cevabı yoktur; fire ile hırsızlık aynı satırda görünür. İşverenden gelecek tahsilat tarihi ile taşerona verilen ödeme sözü aynı takvimde durmadığı için ay ortasında nakit sıkışır.

Bunların hiçbiri anlık fark edilmez. Proje bittiğinde hesap yapılır ve beklenen kâr marjı tutmaz. Sapmanın hangi ay, hangi poz, hangi taşeronda oluştuğunu geriye dönük bulmak zordur, çünkü ara kayıtlar aynı yapıda tutulmamıştır. Excel iş görüyor gibi durur; sorun Excel'in hesap yapamaması değil, aynı bilginin beş dosyada beş farklı hâlde durmasıdır.

Bu sayfa neyi kapsıyor, neyi kapsamıyor

Burada anlattığımız sistem, şantiyenin fiziki ilerlemesi ile paranın hareketini aynı kayıt üzerinde tutan bir operasyon yazılımıdır. Kapsadığı işler:

• Etap ve iş kalemi bazında ilerleme takibi, imalat kalemlerinin sahadan güncellenmesi
• Metraj girişi, ataşman kaydı ve hakediş icmalinin bu kayıtlardan üretilmesi
• Taşeron sözleşmesi, birim fiyat listesi, avans mahsubu ve teminat kesintisi hesabı
• Şantiye malzeme talebi, merkez onayı, ambar girişi, ustaya zimmet ve sarf eşleşmesi
• Günlük şantiye defteri: puantaj, hava koşulu, gelen irsaliye, fotoğraf
• Proje bazlı maliyet birikimi ve hakediş tahsilatı ile ödeme takviminin karşılaştırılması

Kapsamadığı işler de aynı netlikte: statik hesap, mimari çizim, BIM modelleme ve iş güvenliği danışmanlığı bu sistemin işi değildir. Yasal defter ve beyanname muhasebe programınızda kalır; biz araya köprü kurarız, yerine geçmeyiz. Sınırı paket ve özel yazılım karşılaştırmasında yazdık.

Sistem hangi ekranlardan oluşuyor

Her ekranın bir sahibi var. Rolü olmayan ekran kurmuyoruz, çünkü kimsenin sorumlu olmadığı ekran birkaç hafta sonra boş kalır.

Hakediş sistemde nasıl hesaplanıyor

Hakediş, bu işin en çok zaman yiyen adımıdır ve elle yapıldığında en çok hata da burada çıkar. Sistemde sıra şöyle işliyor:

1. Dönem kapanır, metraj kilitlenir

   Hakediş dönemi kapandığında o döneme giren metraj satırları kilitlenir. Kilitten sonra girilen imalat bir sonraki döneme yazılır. Böylece aynı imalat iki hakedişte birden görünmez.

2. Brüt tutar üretilir

   Kilitlenen metraj, sözleşmedeki birim fiyat listesiyle çarpılır. Poz bazında brüt hakediş tutarı çıkar. İmalat kalemi sözleşmede yoksa satır onay bekleyen listeye düşer, sessizce fiyatlanmaz.

3. Kesintiler sırayla düşülür

   Nakit teminat kesintisi, avans mahsubu, şantiye ortak gider payı ve varsa gecikme şartı sözleşme kartındaki kurallarla uygulanır. Her kesinti satırı hangi sözleşme maddesinden geldiğini gösterir; taşeron itiraz ettiğinde tartışma hesap üzerinden değil, madde üzerinden yürür.

4. Onay zinciri ve ödeme

   Net tutar saha mühendisi, proje müdürü ve finans sırasıyla onaya düşer. Onaylanan hakediş muhasebe programına aktarılır ve ödeme takvimine tarihiyle girer. Onaylanmamış hakediş ödeme listesinde görünmez.

Aynı mekanizmanın imalat tarafındaki karşılığını üretim takip yazılımı sayfasında, hakediş konusunun daha dar bir anlatımını ise inşaat hakediş takibi yazısında bulabilirsiniz.

Şantiye tarafında program seçerken bakılacak sekiz kriteri şantiye takip programı seçim rehberinde, projelerin nerede takıldığını ERP projesi neden başarısız olur yazısında topladık.

Malzeme zimmeti neden ayrı bir modül

Şantiyede malzeme kaybı üç şekilde olur: fire, yanlış kullanım, kayıt dışı çıkış. Bunları ayırt etmenin tek yolu, malzemeyi depodan çıktığı anda bir iş kalemine ya da bir kişiye bağlamaktır. Sistem bunu şöyle yapar: irsaliye ambara girer, ambar sorumlusu çıkışı yaparken hangi etap ve hangi iş kalemi için verdiğini seçer, usta teslim aldığını onaylar.

Ayın sonunda karşınıza tek bir eksik tonaj sayısı gelmez. Hangi iş kaleminde teorik sarfın ne kadar üzerine çıkıldığı, hangi tarihte, kimin zimmetinde olduğu listelenir. Bir kalemde sürekli sapma varsa sorun çoğu zaman hırsızlık değil, yanlış girilmiş bir metraj ya da eksik tanımlanmış bir imalat kalemidir. Ayrımı yapabilmek için kaydın kişi ve tarih taşıması gerekir; toplam sayı bunu gösteremez. Aynı mantığın depo tarafındaki anlatımı depo yönetim sistemi rehberinde.

Excel, genel görev araçları ve şirkete özel sistem

Karşılaştırmayı özellik listesi üzerinden değil, taahhüt işinin gerçek ölçütleri üzerinden yapıyoruz.

Genel görev araçları kötü yazılımlar değil; görev takibi için yazıldılar. Metraj, birim fiyat, teminat kesintisi ve puantaj kavramları o araçların veri modelinde yok. Bu yüzden inşaatta iş, aracın içinde değil yine yanındaki Excel'de yürür.

Bu sistemin uygun olmadığı durumlar

Her taahhüt firmasına özel proje sistemi kurulmasını savunmuyoruz. Şu durumlarda parayı başka yere koymanız daha doğru:

• Yılda bir-iki proje yapıyorsanız. Tekrar sayısı düşükse sistemin kurulum bedeli kendini çıkarmaz. Sözleşmelerinizi düzenli bir klasör yapısında tutmak ve tek bir hakediş şablonunu disiplinle kullanmak daha ucuzdur.
• Sözleşme disipliniz henüz yazılı değilse. Teminat oranı, avans mahsubu ve gecikme şartı her projede farklı ve sözlü yürüyorsa, sistem bu kuralsızlığı kopyalar. Önce sözleşme şablonunuzu sabitleyin, sonra yazılıma geçin.
• Anahtar teslim tek kalem işler yapıyorsanız. Poz bazlı metraj tutmuyorsanız hakediş modülünün karşılığı yoktur; ihtiyacınız daha çok maliyet ve nakit akışı tarafındadır, bu da daha küçük bir kurulumdur.
• Ekip sahada telefon kullanmıyorsa. Günlük defter ve zimmet modülleri sahadan giriş üzerine kuruludur. Giriş yapılmayan modül veri üretmez, sadece boş ekran olur.

Bu maddelerden biri sizde varsa keşif görüşmesinde bunu söyleriz. Kurulmaması gereken modülü satmak, altı ay sonra kullanılmayan bir sistem bırakır.

Nasıl başlanır

Tüm şantiyeleri aynı anda sisteme almak en pahalı yoldur. Dört adımda ilerliyoruz ve her adımın sonunda ekranda görülebilir bir çıktı oluyor.

1. Tek projenin akışını yazma

   Devam eden bir projeyi seçip sözleşmeden hakedişe kadar akışı çıkarıyoruz: hangi belge nereden geliyor, kim onaylıyor, hangi kesinti nasıl hesaplanıyor. Çıktı birkaç sayfalık bir akış belgesidir ve size kalır.

2. İlk modülün seçimi

   Genellikle en çok zaman yiyen adım hakediş ya da şantiye günlük defteridir. Bilerek dar bir kapsam seçiyoruz; ekip sonucu kendi projesinde görmeden ikinci modüle geçmiyoruz.

3. 2-4 haftada çalışan modül

   Seçilen modül gerçek veriyle devreye girer. İlk tıklanabilir prototipi ilk iki hafta içinde görürsünüz; yön yanlışsa düzeltme henüz ucuzken yapılır. Bu aşamanın bedeli 80.000 - 150.000 ₺ bandındadır.

4. Diğer modüller ve entegrasyon

   Etap, metraj, taşeron, malzeme ve nakit akışı modülleri sırayla aynı veri tabanına eklenir; muhasebe programı bağlantısı bu aşamada kurulur. Birlikte çalışan kurulum 4-8 haftada, 200.000 - 400.000 ₺ bandında tamamlanır. Bantların neyi kapsadığı fiyat sayfasında açık yazılı.

Kendi ürün ailemizde bu alana Elevatora PROJE denk geliyor ve şu an geliştirme aşamasında; sahada çalışan bir kurulumu yok, öyle de anlatmıyoruz. Buradaki mekanizmaların çalışan karşılıkları Elevatora SAHA'da (çok kiracılı bakım ve servis yönetimi), Elevatora İMALAT'ta (üretim ve iş emri takibi) ve PAP'ta (ithalat-ihracat süreç takibi) kuruludur: iş emri, puantaj, malzeme sarfı, onay zinciri ve rol bazlı yetki. Hangi sistemin neyi kapsadığını vakalar sayfasında yazdık. Şirket geneline yayılan bir yapı arıyorsanız kurumsal yazılım sayfası, mevcut paketinizden çıkış planlıyorsanız paket geçiş sayfası devamı oluyor.

Sıkça sorulan sorular