Periyodik Bakım Takip Programı Nasıl Kurulur?

Periyodik bakım takip programı üç kayıttan kurulur: bakım sözleşmesi, sözleşmeden otomatik üretilen plan takvimi ve teknisyenin sahada doldurduğu bakım formu. Bu üçü birbirine bağlandığında kaçan bakım, faturalanmayan ek iş ve eksik yasal kayıt biter. Tek sözleşme tipiyle kurulum 80.000 - 150.000 ₺ bandında, 2-4 haftada tamamlanır.

Sözleşmeli bakım yapan firmalarda para üç yerden sızar ve üçü de muhasebede ayrı bir satır olarak görünmez. Birincisi kaçan bakım: takvimde olması gereken ziyaret yapılmaz, müşteri fark eder, sözleşme yenilenmez. İkincisi faturalanmayan ek iş: teknisyen sahada parça değiştirir, kâğıt form ofise ulaşmaz, fatura kesilmez. Üçüncüsü itiraz: müşteri “o ay gelinmedi” der, elinizde kanıt yoktur.

Sözleşme kaydı: sistemin temeli burası

Çoğu firma yazılıma iş emri ekranından başlar. Yanlış sıra. Sözleşme kaydı olmadan hangi işin kapsam içinde, hangisinin ek ücretli olduğu belirsiz kalır; tahsilat tarafı hiç kurulamaz.

Sözleşme kaydında bulunması gerekenler:

• Müşteri ve bakım noktaları. Bir müşterinin beş binası, her binada üç asansörü olabilir. Sözleşme müşteriye değil, noktaların listesine bağlanır.
• Periyot. Aylık, iki aylık, üç aylık, yıllık — ve nokta bazında farklı periyot verilebilmeli.
• Başlangıç ve bitiş tarihi. Bitişe 60 gün kala yenileme uyarısı çıkmalı.
• Bedel ve artış kuralı. Sabit tutar mı, yıllık artış oranlı mı, nokta başına mı?
• Kapsam sınırı. Hangi işçilik dahil, hangi parça hariç. Bu alan boş kalırsa kararı teknisyen sahada verir ve her teknisyen farklı verir.
• Faturalama periyodu. Aylık, üç aylık, yıllık peşin.

Sözleşme kaydedildiği anda program tüm yılın bakım takvimini kendisi üretmeli. Takvimi elle girdiren sistemler üçüncü ayda plan ile gerçek arasında açılan farkı kapatamaz.

Plan takvimi ve kaçan bakım uyarısı

Takvim üretildikten sonra sistemin asıl işi gecikeni göstermektir. Ekranda üç liste yeterlidir.

Liste	Ne gösterir	Kim bakar
Bu hafta	Planlanmış, henüz teknisyene atanmamış bakımlar	Planlamacı, pazartesi sabahı
Gecikmiş	Tarihi geçmiş, formu hâlâ girilmemiş bakımlar	Servis müdürü, her gün
Yenileme sırası	Bitişine 60 günden az kalan sözleşmeler	Satış, haftada bir

Üçüncü liste en çok atlanan ve en çok kazandıran listedir. Sözleşme yenileme çoğu firmada kimsenin görevi değildir; müşteri aramazsa sözleşme sessizce düşer. Sistemde 60 günlük uyarı açıldığında bu kayıp durur.

Bu tip uyarıların nasıl kalıcı kural haline geldiğini iş süreci otomasyonu sayfasında anlattık.

Teknisyenin mobil formu: üç dokunuş kuralı

Sahadaki formun tasarımı sistemin yaşayıp yaşamayacağını belirler. Kural basit: teknisyen bakımı başlatmak için üçten fazla dokunuş yapıyorsa formu doldurmaz, akşam ofiste toplu girer, veri de gerçeği yansıtmaz.

Sahada tutan akış şu:

1. Açılışta bugünün listesi. Teknisyen uygulamayı açar, kendisine atanmış bakımlar sırayla görünür. Arama yapması, filtre seçmesi gerekmez.
2. Başlat. Konum ve saat otomatik kaydedilir.
3. Kontrol listesi. Ekipman tipine göre hazır maddeler; her madde uygun ya da uygun değil olarak işaretlenir. Serbest metin alanı yalnız “uygun değil” seçilince açılır.
4. Fotoğraf. Arızalı parça, tamamlanan iş, sayaç değeri. Hangi maddede fotoğrafın zorunlu olduğu tanımlanabilmeli.
5. Kullanılan parça. Barkod okutulur veya listeden seçilir; kapsam dışıysa ek ücret satırı kendiliğinden oluşur.
6. İmza. Müşteri temsilcisi ekranda imzalar.
7. Bitir. Form gönderilir; sinyal yoksa cihazda bekler ve bağlantı gelince gider.

Bu akışın ayrıntılı hâlini iş emrinin dijitalleşmesi yazısında ele aldık; oradaki form tasarımı ilkeleri periyodik bakım için de geçerli.

Asansör örneği: yasal kaydı sistemin içinden çıkarmak

Asansör bakımı mevzuatın en net olduğu alanlardan biri ve bu netlik doğrudan yazılıma yansır. İki ayrı düzenleme var ve ikisi birbirinin yerine geçmez.

Aylık bakım tarafını Asansör İşletme ve Bakım Yönetmeliği düzenler; 6 Nisan 2019 tarihli ve 30737 sayılı Resmî Gazete’de yayımlanmıştır ve 2015 tarihli önceki yönetmeliğin yerini almıştır.

Yıllık periyodik kontrol tarafını ise Asansör Periyodik Kontrol Yönetmeliği düzenler; 4 Mayıs 2018 tarihli ve 30411 sayılı Resmî Gazete’de yayımlanmıştır, metni mevzuat.gov.tr üzerinde. Kontrol sonucunda asansöre renkli bilgi etiketi iliştirilir; sarı ve kırmızı etiket, giderilmesi gereken eksiklik ve kullanım kısıtı anlamına gelir.

Programa yansıması şöyle olur. Her asansör kaydında şu alanlar durur: bina adresi, asansör kimlik bilgisi, kapasite, son aylık bakım tarihi, son yıllık kontrol tarihi, etiket durumu, etiket tarihi ve varsa eksiklik listesi. Sarı etiketli bir asansör kaydedildiğinde sistem geri sayımı başlatır ve eksiklikler kapanmadıkça uyarı ekranda kalır.

Denetim geldiğinde ya da müşteri sorduğunda tek ekrandan çıkan şey şu: hangi ay bakım yapıldı, kim yaptı, hangi maddeler işaretlendi, imza kimden alındı, etiket durumu ne. Aynı kaydı kâğıt dosyada aramak gün alır.

Aynı yapı jeneratör, yangın algılama, klima ve kompresör bakımı için de kurulur; değişen şey kontrol listesi maddeleri ve yasal alanlardır.

Kurulum sırası

Hafta 1 — Sözleşme ve nokta kayıtları. Mevcut sözleşmelerinizi ve bakım noktalarınızı sisteme aktarın. Bu adımda çıkan en yaygın sürpriz, aynı binanın iki farklı isimle iki kez kayıtlı olmasıdır. Temizlik burada yapılır, sonra yapmak üç kat pahalıdır.

Hafta 2 — Takvim ve atama. Sistem takvimi üretir, planlamacı teknisyen atamasını yapar. Bir ay kâğıt formla paralel çalışın; iki kayıt arasındaki fark veri kalitesini size gösterir.

Hafta 3 — Mobil form. Bir pilot teknisyen seçin, iki hafta sadece o kullansın, itirazlarını forma yansıtın. Sonra ekibin tamamına açın. Tüm ekibe aynı gün açılan formlar ilk haftada terk edilir.

Hafta 4 — Faturalama bağlantısı. Tamamlanan bakımlar ve kapsam dışı ek işler faturalama listesine düşer. Muhasebe programınıza aktarım burada kurulur; e-belge tarafı için e-fatura entegrasyonu teknik rehberindeki akış geçerlidir.

Sonraki ay — Rapor. Teknisyen başına tamamlanan bakım, gecikme oranı, ek iş cirosu, sözleşme yenileme oranı. Rapor en sona kalır; bir ay veri birikmeden çıkan sayı yanıltır.

Devreye alma kontrol listesi

• Sözleşme tipleri sayıldı — kaç farklı kapsam var, gerçekten kaçı birbirinden farklı
• Bakım noktası listesi tekilleştirildi, mükerrer kayıtlar birleştirildi
• Ekipman tipi başına kontrol listesi maddeleri yazıldı (15-25 madde pratikte yeterli)
• Hangi maddede fotoğrafın zorunlu olacağı belirlendi
• Kapsam içi işçilik ile ek ücretli iş ayrımı yazılı hâle getirildi
• Teknisyen cihazları belirlendi — kendi telefonu mu, şirket tableti mi
• Çevrimdışı çalışma sahada denendi; testi makine dairesinde yapın, ofiste değil
• İmza akışı gerçek bir müşteride bir kez çalıştırıldı
• Faturalama periyodu ve kesim günü tanımlandı
• Eski Excel takviminin hangi tarihte kapanacağına karar verildi

Son madde ihmal edilirse sistem çalışır ama Excel de çalışmaya devam eder. İki kaydın olduğu yerde kimse hangisinin doğru olduğunu bilmez.

Excel ile karşılaştırma

Konu	Excel + telefon	Bakım takip programı
Aylık plan	Elle hazırlanır, ay ortasında bozulur	Sözleşmeden otomatik üretilir
Kaçan bakım	Müşteri arayınca fark edilir	Gecikmiş listesinde her gün görünür
Saha kaydı	Kâğıt form, ofise geç ulaşır veya kaybolur	Anında sistemde; tarih, saat ve konumla
Müşteri onayı	Kâğıt imza, klasörde aranır	Ekran imzası, forma gömülü
Ek iş faturası	Hatırlandığı kadar kesilir	Formdan faturalama listesine düşer
Sözleşme yenileme	Kimsenin görevi değil	Bitişe 60 gün kala uyarı
Yasal kayıt	Klasörde, denetimde aranır	Nokta kaydında, tek ekran
Teknisyen sayısı arttığında	Takip telefonla yapılır	Ekran aynı kalır, liste uzar

Hazır abonelik mi, kendi sisteminiz mi

Dürüst ayrımı verelim. Sözleşme yapınız standartsa, tek ekipman tipiyle çalışıyorsanız ve teknisyen sayınız beşin altındaysa hazır bir saha servis aboneliği işinizi görür; bize gelmeden önce onu deneyin.

Bize gelen işlerin ortak noktası genelde şu üçünden biri oluyor: sözleşme kapsamı müşteriden müşteriye değişiyor ve hazır programın alanlarına sığmıyor; faturalama kuralınız (nokta başına, kademeli, yıllık artışlı) programın kabul ettiği modele uymuyor; ya da teknisyen sayısı arttıkça kullanıcı başı abonelik yıllık bütçede kurulum bedelini geçiyor.

İki modelin karşılaştırmasını saha servis: SaaS mı özel mi yazısında ayrı ele aldık. Beş yıllık toplam rakamı kendi teknisyen sayınızla görmek isterseniz paket ve özel yazılım TCO hesaplayıcısı o hesabı yapıyor.

Arıza çağrısı ile planlı bakımı aynı yerde tutmak

Sözleşmeli bakım yapan firmalarda iş ikiye ayrılır: takvimden gelen planlı bakım ve müşteriden gelen arıza çağrısı. Çoğu firma ikisini ayrı takip eder — bakım Excel’de, arıza telefonda. Bu ayrım üç sorun üretir.

Teknisyenin günü iki yerden dolar. Planlamacı sabah rota verir, öğleden sonra arıza çıkar, teknisyen planlı bakımı kaçırır. Kaçan bakım takvimde hâlâ “yapılacak” göründüğü için kimse fark etmez.

Arıza geçmişi bakım kaydından kopar. Aynı asansör üç ayda dört kez arızalandıysa bu bilgi bakım formunda görünmelidir. Görünmediğinde teknisyen her seferinde sıfırdan bakar.

Sözleşme kârlılığı hesaplanamaz. Bir müşteriye yılda 12 planlı bakım ve 9 arıza çağrısı gidiyorsa o sözleşmenin bedeli yanlıştır. İki kayıt ayrı durduğu sürece bu hesap yapılmaz.

Birleşik kurguda ekran şöyle çalışır: teknisyenin gününde planlı bakımlar ve atanmış arıza çağrıları tek listede sıralanır. Arıza çağrısı geldiğinde sistem o noktanın bakım geçmişini ve son üç arızayı ekrana getirir. Ay sonunda müşteri bazında planlı ziyaret sayısı, arıza sayısı ve harcanan saat yan yana raporlanır.

Bu rapordan çıkan tipik sonuç şu olur: sözleşme yenilemede fiyatı belirleyen şey nokta sayısı değil, o müşterinin arıza yoğunluğudur. Rakam olmadan yapılan yenileme görüşmelerinde bu argüman kullanılamaz.

Arıza çağrısı tarafının akışını iş emri programı özellikleri yazısında ayrı ele aldık.

Kapsam ve bant

Kapsam	Ne içerir	Bant	Süre
Tek sözleşme tipi	Sözleşme, takvim, mobil form, imza, temel rapor	80.000 - 150.000 ₺	2-4 hafta
Çok tipli servis kurgusu	Farklı ekipman tipleri, ek iş faturalama, parça ve stok takibi, muhasebe bağlantısı	200.000 - 400.000 ₺	4-8 hafta
Bölgeli büyük servis ağı	Bölge yetkileri, arıza çağrı yönetimi, müşteri portalı, filo bağlantısı	500.000 ₺+	3-6 ay
Ek modül	Yeni ekipman tipi, yeni rapor seti, ek entegrasyon	8.000 - 45.000 ₺	—

Barındırma ilk yıl dahildir, sonrasında 4.800 veya 9.600 ₺/yıl. Bakım paketi isteğe bağlıdır (%12, %18, %25) ve almadığınızda sistem çalışmaya devam eder. Lisans ömür boyudur, teknisyen sayısı arttıkça bedel değişmez. Bantların tamamı fiyat sayfasında, yaklaşımın ayrıntısı saha servis yazılımı sayfasında.

---

---

İlgili Saha Servis ve Bakım Rehberleri

• Saha Servis Yazılımı Fiyatları 2026 — Teknisyen başı SaaS lisansı vs özel servis yönetim yazılımı.
• En İyi Saha Servis Programları 2026 — Türkiye pazarındaki servis yazılımları karşılaştırması.
• Bakım Yönetimi ve CMMS Rehberi — Periyodik arıza ve makine bakım takibi.

Sıkça sorulan sorular

Bakım takip programı ile CMMS aynı şey mi?

Değil. CMMS fabrikanın kendi makinelerinin bakımını yönetir; bakımı yapan da yaptıran da aynı şirkettir. Bakım takip programı dışarıya sözleşmeli hizmet veren servis firması içindir; orada sözleşme, kapsam sınırı, müşteri onayı ve tahsilat da sürecin parçasıdır. İki ihtiyaç ekranda benzer görünür ama sözleşme ve faturalama tarafı tamamen farklıdır.

Teknisyen sahada internet yoksa form dolduramaz mı?

Doldurur. Mobil formun çevrimdışı çalışması bu işte temel şarttır; makine dairesinde, bodrum katta veya şantiyede sinyal çoğu zaman yoktur. Form cihazda saklanır, sinyal gelince kendiliğinden gönderilir. Bu maddeyi teklifte açıkça sorun — olmadığında teknisyen kaydı akşam ofiste elle girer ve sistem anlamını kaybeder.

Müşteri imzasını nasıl alıyoruz?

Bakım formu bitince teknisyenin ekranında imza alanı açılır, müşteri temsilcisi parmakla imzalar, imza forma gömülür ve PDF olarak arşivlenir. Sonradan çıkan itirazda tarih, saat, konum ve imzalı form birlikte durur; kâğıt formun klasörde aranması gerekmez.

Asansör bakımında yasal kayıt için ayrı program mı gerekiyor?

Ayrı program gerekmiyor; bakım takip programınız o kaydı üretecek şekilde kurulmalı. Mevzuat aylık bakımı ve yıllık periyodik kontrolü ayrı yükümlülükler olarak düzenler. Sistemde her asansöre bina, kimlik bilgisi, son bakım tarihi, son yıllık kontrol tarihi ve etiket durumu bağlanırsa denetimde istenen kayıt tek ekrandan çıkar.

Kaç müşteriden sonra Excel yetmez olur?

Sınır müşteri sayısında değil, bakım noktası sayısında. 150 noktayı geçtikten sonra aylık plan takvimini Excel'de tutmak zorlaşır; kaçan bakımı ancak müşteri arayınca fark edersiniz. İkinci sınır teknisyen sayısıdır: üç teknisyeni geçtiğinizde kimin nerede olduğunu telefonla takip etmek günün büyük kısmını yer.

İlgili rehberler

• Mobil uygulama seçimi: PWA mı, native mi? Kurumsal saha ve maliyet rehberi
• En iyi yazılım şirketleri 2026: Türkiye'deki kurumsal yazılım firmaları sıralaması
• ERP şartnamesi ve ihtiyaç analizi şablonu 2026: Başarısızlığı önleyen 16 maddelik RFP rehberi

Hizmet sayfası: Kurumsal yazılım hizmeti