Teknik servis takip programı: arıza kaydından faturaya kadar zincir

Müşteri arıyor, arıza kaydını ofisteki kişi deftere yazıyor. Teknisyen sahaya gidiyor, formu kâğıda dolduruyor, akşam ofise bırakıyor. Ertesi gün başka biri aynı bilgileri sisteme giriyor. Ay sonunda hangi işin faturalandığı, hangisinin garanti kapsamında kaldığı ve teknisyenin aracındaki parçanın nereye gittiği belirsiz.

Teknik servis takibi, bu zincirin her halkasını tek kayıt üzerinde tutar. Bu yazı altı halkayı, garanti ayrımını ve kurulum sırasını anlatıyor.

Zincirin altı halkası

Halka	Kayıt	Nerede oluşur	Neye bağlanır
1	Arıza veya talep kaydı	Telefon, e-posta, WhatsApp, portal	Müşteri ve cihaz kaydı
2	Planlama ve atama	Ofis, planlama ekranı	Teknisyen, tarih, öncelik
3	Servis formu	Sahada, telefondan	Yapılan iş, süre, fotoğraf, imza
4	Yedek parça	Servis formu içinde	Araç stoğu, ana depo
5	Kapsam ayrımı	Form açılırken otomatik	Garanti, bakım sözleşmesi veya ücretli
6	Fatura ve geçmiş	Ofis	Muhasebe programı, cihaz geçmişi

Zincirin kuralı: her halka bir öncekine bağlanmadan kaydedilemez. Servis formu arıza kaydına bağlı değilse süre ölçülemez; parça forma bağlı değilse stok tutmaz; kapsam ayrımı formda yapılmazsa fatura aşamasında tartışma çıkar.

Kopan halka: sahada kâğıda yazılan form

Servis formunun kâğıtta kalması üç maliyet üretir.

İkinci kez yazma. Aynı bilgi sahada bir, ofiste bir daha yazılır. Bu yükün kendi rakamlarınızla hesabını elle iş maliyeti hesaplayıcısında çıkarabilirsiniz.

Gecikme. Ücretli iş, formun ofise ulaşmasını bekler. Formun kaybolduğu iş hiç faturalanmaz.

Kanıt kaybı. Müşteri “bu parça değişmedi” dediğinde elinizde fotoğraf ve imza yoksa tartışmayı kaybedersiniz.

Sahada doldurulan form üç şeyi içermeli: yapılan iş ve süre, kullanılan parça, fotoğraf ve müşteri imzası. Çevrimdışı çalışması tasarım kararıdır; kayıt cihazda kuyruğa alınır, bağlantı gelince gider. Mobil tarafın model kararı PWA mı native mi yazısında.

Garanti, sözleşme ve ücretli işin ayrımı

Servis firmalarında en çok para kaybettiren yer burasıdır. Ayrım kayıt anında yapılmazsa ya ücretli iş bedava yapılır ya garanti kapsamındaki iş faturalanıp müşteriyle sorun yaşanır.

Sistem şu üç bilgiyi cihaz kaydında tutar: satış veya kurulum tarihi, garanti süresi, varsa bakım sözleşmesi ve kapsamı. Servis formu açılırken kapsam otomatik belirlenir:

• Garanti içinde: işçilik ve parça garanti kapsamında; kayıt tutulur, fatura çıkmaz.
• Bakım sözleşmesi içinde: sözleşmede yazan işler dahil, dışındakiler ücretli olarak işaretlenir.
• Kapsam dışı: fiyat listesinden işçilik ve parça kalemleri eklenir, form onaylanınca faturaya gider.

Sözleşme kapsamının nasıl yazıldığı ve periyodik bakımın takvimi periyodik bakım takip programı yazısında; bakım yönetiminin bütünü CMMS rehberinde.

Yedek parça ve araç stoğu

Teknisyenin aracındaki parça ayrı bir depodur. Ana depodan araca transfer kaydı yapılır, sahada kullanılan parça servis formundan düşer, kalan araç stoğunda görünür. Bu üç adım kurulmazsa yıl sonu sayımında açıklanamayan fark çıkar ve fark her yıl büyür.

İade ve arızalı parça da kayda girer: sahadan sökülen parça hurdaya mı gidiyor, tedarikçiye mi dönüyor, onarıma mı? Üçü ayrı kodla tutulur. Depo tarafının kurulumu depo yönetim sistemi rehberinde.

Planlama: teknisyen, öncelik, süre

Planlama ekranı üç şeyi göstermelidir: hangi teknisyen nerede, hangi talep bekliyor, hangisi süre taahhüdünü aşmak üzere. Öncelik kuralı yazılı olmalıdır; yoksa en yüksek sesle arayan müşteri en hızlı hizmeti alır.

Süre taahhüdü varsa (sözleşmede yazan yanıt veya müdahale süresi) sistem geri sayar ve aşılmadan önce uyarır. Uyarının sahibi belli olmalı; kime gideceği yazılmayan uyarı üçüncü haftada görmezden gelinir.

Faturaya ve muhasebeye bağlanma

Onaylanan servis formu, ücretli kalemleriyle birlikte faturaya gider. Muhasebe pakette kalır: fatura Logo, Netsis, Mikro veya DİA tarafına yazılır, cari ve fiyat listesi oradan okunur. Dört paketin köprü farkı entegrasyon karşılaştırmasında, e-belge tarafı e-fatura entegrasyonu rehberinde.

Hazır SaaS mı, özel program mı

Hazır saha servis yazılımları arıza kaydı, planlama ve mobil formu standart olarak verir. Sınıra üç yerde gelinir: sizin sektörünüze özgü servis formu alanları, garanti ve sözleşme kapsamının kendi kurallarınıza göre hesaplanması, muhasebe programınıza aktarım. Bu üçü işinizin merkezindeyse özel sistem daha uygundur; değilse hazır SaaS hızlı başlangıçtır. Karar tablosu saha servis: hazır SaaS mı özel yazılım mı yazısında.

Kullanıcı başı abonelikle tek seferlik özel yazılımın beş yıllık farkını kendi ekip büyüklüğünüzle TCO hesaplayıcısında görebilirsiniz.

Kurulum sırası

1. Cihaz ve müşteri kaydı (1. hafta): hangi cihazda ne takip edilecek, garanti ve sözleşme bilgileri nereden gelecek.
2. Arıza kaydı ve planlama (2. hafta): talep kanalları tek kuyruğa bağlanır, atama ekranı kurulur.
3. Sahada form (3. hafta): teknisyenle birlikte denenir; alan sayısı sahada azaltılır, çevrimdışı kuyruk test edilir.
4. Parça, kapsam ve fatura (4. hafta): araç stoğu, kapsam kuralları, muhasebe aktarımı.

Formu masa başında tasarlayıp sahaya indirmeyin. Teknisyenin atladığı alan gereksizdir, duraksadığı yerde bilgi eksiktir.

Bütçe

Arıza kaydı, planlama, sahada form ve fatura bağlantısı içeren tek süreç 2-4 haftada, 80.000 - 150.000 ₺ bandındadır. Yedek parça, sözleşme kapsamı, periyodik bakım ve muhasebe aktarımını içeren kurulum 4-8 haftada, 200.000 - 400.000 ₺ bandındadır. Mevcut sisteme eklenen tek ekran 8.000 - 45.000 ₺ ek modül bandında kalabilir.

Lisans ömür boyudur, kullanıcı sayısı sınırsızdır ve kaynak kod teslim edilir; teknisyen sayısı arttıkça fatura büyümez. Bantlar fiyat sayfasında, saha tarafının kapsamı saha servis yazılımı sayfasında.

---

İlgili Saha Servis ve Bakım Rehberleri

• Saha Servis Yazılımı Fiyatları 2026 — Teknisyen başı SaaS lisansı vs özel servis yönetim yazılımı.
• En İyi Saha Servis Programları 2026 — Türkiye pazarındaki servis yazılımları karşılaştırması.

Sıkça sorulan sorular

Teknik servis takip programı neyi çözer?

Üç şeyi: hangi cihazda ne yapıldığının kaydını, teknisyenin sahada geçirdiği sürenin ve kullandığı parçanın faturaya doğru yansımasını, garanti ile ücretli işin ayrılmasını. Bu üçü kâğıtta tutulduğunda ücretli iş faturalanmadan kalır ve aynı arıza ikinci kez geldiğinde geçmişi kimse bulamaz.

Teknisyen sahada internet yokken form doldurabilir mi?

PWA olarak kurulduğunda evet. Form, fotoğraf ve müşteri imzası cihazda kuyruğa alınır, bağlantı gelince gönderilir. Merkezden doğrulanması gereken bilgiler (parça stoğu, güncel fiyat, sözleşme kapsamı) çevrimdışıyken güvenilmez; bu alanlar baştan çevrimiçi tasarlanır.

Garanti kapsamındaki iş ile ücretli iş nasıl ayrılır?

Cihazın satış veya kurulum tarihi, garanti süresi ve varsa bakım sözleşmesi kayıtta durur. Servis formu açılırken sistem kapsamı belirler; kapsam dışıysa ücretli olarak işaretlenir ve fiyat listesinden kalem eklenir. Ayrım kayıtta yapılmazsa fatura aşamasında tartışmaya dönüşür.

Yedek parça takibi servis programının içinde mi olmalı?

Sahada kullanılan parça servis formundan düşülmeli ve stoğa yansımalıdır. Teknisyenin aracındaki parça ayrı bir depo olarak tutulur; araç stoğu görünmezse yıl sonunda açıklanamayan fark çıkar. Depo tarafının kurulumu depo yönetim sistemi rehberinde anlatıldı.

Periyodik bakım ile arıza servisi aynı programda mı takip edilir?

Evet, aynı cihaz kaydı üzerinde. Periyodik bakım takvimden veya sayaçtan tetiklenir, arıza servisi talepten doğar; ikisi de aynı cihazın geçmişine yazılır. Bakım geçmişi olmayan cihazda arıza sebebini bulmak zorlaşır.

Kurulum ne kadar sürer, ne kadar tutar?

Arıza kaydı, planlama, sahada form ve fatura bağlantısı içeren tek süreç 2-4 haftada, 80.000 - 150.000 ₺ bandında devreye alınır. Yedek parça, sözleşme, periyodik bakım ve muhasebe aktarımını içeren kurulum 4-8 haftada, 200.000 - 400.000 ₺ bandındadır. Kullanıcı sayısı sınırsızdır, kaynak kod teslim edilir.

İlgili rehberler

• Mobil uygulama seçimi: PWA mı, native mi? Kurumsal saha ve maliyet rehberi
• En iyi yazılım şirketleri 2026: Türkiye'deki kurumsal yazılım firmaları sıralaması
• ERP şartnamesi ve ihtiyaç analizi şablonu 2026: Başarısızlığı önleyen 16 maddelik RFP rehberi

Hizmet sayfası: Kurumsal yazılım hizmeti