Satın Alma Talep ve Onay Süreci Otomasyonu

Üretim müdürü akşam saat 19:00’da WhatsApp’tan yazıyor: “Ahmet Bey, şu rulmandan 40 adet lazım, acil.” Ahmet Bey “tamam” diye cevap veriyor. Malzeme üç gün sonra geliyor, fatura muhasebeye düşüyor, muhasebe soruyor: “Bunu kim onayladı, hangi bütçeden?”

Kimse yalan söylemiyor, kimse kural çiğnemiyor. Sadece sürecin hiçbir adımı, kendisinden sonraki adıma bağlı değil.

---

Satın alma sürecinin gerçekte kaç kopma noktası var

Talep ile ödeme arasında beş adım vardır ve çoğu şirkette bu beş adım beş ayrı yerde yaşar:

Adım	Nerede yaşıyor	Kopma sonucu
Talep	WhatsApp, sözlü, e-posta	Talebin kaydı yok; “böyle bir şey istemedim” tartışması
Onay	Aynı WhatsApp mesajının “tamam”ı	Kimin onayladığı ve neyi onayladığı belirsiz
Teklif toplama	Satın almacının Gelen Kutusu	Tek tedarikçiden alınıp geçilmiş olabilir
Sipariş	Telefonda verilen söz veya boş sipariş formu	Sipariş ile talep arasında bağ yok
Mal kabul	Depo defteri veya irsaliye klasörü	Gelen mal ile sipariş edilenin eşleşmesi kimsede

Otomasyonun işi bu beş adımı tek kayıt numarasına bağlamaktır. Talep numarası siparişte, sipariş numarası mal kabulde, mal kabul faturada görünür. Bu zincir kurulduğunda “bunu kim istedi, kim onayladı, ne geldi, ne ödedik” sorusunun cevabı tek ekranda çıkar.

---

Talep, doğduğu yerden ve zahmetsiz girmeli

Talep WhatsApp’ta başlıyorsa sebep tembellik değil, WhatsApp’ın hızlı olması. Sistem WhatsApp’tan daha yavaşsa, talep yine WhatsApp’tan gelir.

Pratikte işe yarayan kurgu:

• Katalogdan seçim. Sık alınan kalemler listeden seçilir; serbest metin yalnız katalog dışı için açılır. Bu tek karar, teklif karşılaştırmayı da mümkün kılan şeydir — herkes aynı malzemeye farklı isim yazarsa kıyas yapılamaz.
• Talep eden bilgisi otomatik. Departman, maliyet merkezi ve bütçe kalemi kullanıcı profilinden gelir; talep eden kişi doldurmaz.
• Telefondan fotoğraflı talep. Sahadaki teknisyen bozulan parçanın fotoğrafını çeker, talep açılır. Elevatora SAHA’da saha ekibinin malzeme ihtiyacı bu şekilde kayda giriyor — teknisyen ofise dönmeden talep açılmış oluyor.
• Aciliyet alanı zorunlu ama sınırlı. “Acil” seçeneği herkese açıksa her talep acil olur; aciliyet gerekçe alanı ister.

---

Onay eşikleri: sabit şablon neden tutmaz

Hazır paketlerin çoğu onayı tek boyutlu kurar: tutar arttıkça bir üst amire gider. Gerçek şirketlerde eşik en az dört değişkene bağlıdır:

1. Tutar — en bilinen ama tek başına yetmeyen değişken.
2. Bütçe durumu — bütçe kaleminde ödenek varsa eşik farklı, bütçe dışıysa farklı. Bütçede olan 200.000 ₺‘lik planlı hammadde alımı tek onayla geçerken, bütçe dışı 15.000 ₺‘lik danışmanlık genel müdüre çıkabilir.
3. Kalem türü — hammadde, yatırım (demirbaş), hizmet ve sarf malzemesi farklı zincirlerden geçer. Yatırım kalemi çoğu şirkette tutarı ne olursa olsun ayrı onaya tabidir.
4. Proje / maliyet merkezi — proje bütçesinden yapılan alımda proje sorumlusunun onayı zincire girer.

Bu yüzden onay kuralı koda gömülmez, düzenlenebilir kural tablosu olarak kurulur. Şirket eşiği değiştirdiğinde yazılım değişikliği gerekmez, tabloda satır güncellenir. Onay zincirinin genel tasarım kuralları (vekâlet, escalation, tepki süresi) onay akışları yazısında ayrıntılı anlatılıyor.

Onay kuralı tablosunda tipik satırlar

Örnek yapı: kalem türü + bütçe durumu + tutar aralığı → onay basamakları. “Sarf malzeme / bütçe içi / 0-25.000 ₺ → departman müdürü”, “Sarf malzeme / bütçe dışı / her tutar → departman müdürü + finans”, “Yatırım / her durum / her tutar → departman müdürü + finans + genel müdür”. Her satıra ayrıca tepki süresi (ör. 48 saat) ve süre dolduğunda kimin uyarılacağı yazılır.

---

Teklif toplama ve karşılaştırma

Onaylanan talep satın almacıya düşer. Buradaki kural basit: karşılaştırma aynı kalem üzerinden yapılmalıdır.

• Talepteki katalog kalemi, teklif isteğinde de aynı kalemdir; tedarikçiler kendi adlandırmalarını yazsa da sistem tek kalem üzerinde tutar.
• Her teklif fiyat, teslim süresi, vade ve varsa kalite şartıyla kaydedilir. Yalnız fiyat kıyaslayan tablo, 15 gün geç gelen malzemenin maliyetini gizler.
• Tedarikçi seçimi gerekçeli yapılır. En ucuz teklif seçilmediyse sebep yazılır — denetimde açıklanması gereken tek şey budur.
• Belirli tutarın üstünde en az üç teklif şartı kural olarak konabilir; sistem üç teklif girilmeden siparişe geçirmez.

Toplanan tekliflerin PDF’leri talep kaydının altında durur; teklif belgesini aramak için ayrı bir klasöre gitmek gerekmez. Sürecin diğer adımlarının nasıl bağlandığı iş süreci otomasyonu sayfasında anlatılıyor.

---

Siparişe ve mal kabule bağlanması

Zincirin en çok atlanan halkası burasıdır. Onay verildiğinde iş bitmiş sayılır, oysa asıl fark burada oluşur:

1. Sipariş talepten üretilir. Satın almacı yeni bir form doldurmaz; onaylı talep siparişe dönüşür, kalem ve tutar taşınır. Sipariş tutarı onaylanan tutarı aşıyorsa sistem yeniden onaya gönderir.
2. Mal kabul siparişe bağlanır. Depo görevlisi gelen malı sipariş satırıyla eşleştirir. Eksik geldiyse kısmi kabul yapılır, kalan miktar açık kalır ve takip edilir.
3. Fatura üç yönlü eşleşir. Sipariş, mal kabul ve fatura tutarı karşılaştırılır (üç yönlü mutabakat). Üçü tutmuyorsa fatura ödeme onayına düşmez.
4. Bütçe kalemi düşer. Sipariş verildiği anda bütçe kaleminde taahhüt olarak görünür; fatura geldiğinde gerçekleşmeye döner. Böylece “bu kalemde ne kaldı” sorusu ay sonunu beklemez.

PAP’ta ithalat-ihracat sürecinin adımları bu mantıkla birbirine bağlı ilerliyor: bir adımın çıktısı bir sonraki adımın girdisi oluyor, ara adım atlandığında sonraki ekran açılmıyor.

---

Denetim izi: neyi kaydeder, neye yarar

Denetim izi (audit trail), kim ne zaman ne yaptı kaydıdır ve geriye dönük değiştirilemez. Satın almada kaydedilmesi gerekenler:

• Talebi açan kişi, tarih-saat, ilk tutar
• Her onay basamağı: onaylayan, tarih-saat, vekâletle miydi
• Ret varsa gerekçe metni
• Onay sonrası tutar veya miktar değişikliği (ve yeniden onaya gidip gitmediği)
• Seçilen tedarikçi ve en ucuz teklif seçilmediyse gerekçe
• Mal kabuldeki eksik/fazla kayıtları

Bu kayıt iki işe yarar: bağımsız denetim veya ortak sorusu geldiğinde cevabın tek yerden çıkması, ve süreç darboğazının görülmesi — hangi kademede talepler ortalama kaç gün bekliyor, tabloda görünür.

---

Kapsam ve bant

Kapsam	Ne içerir	Bant	Süre
Tek süreç	Talep + onay + kayıt (mevcut ERP’ye aktarımlı)	80.000 - 150.000 ₺	2-4 hafta
Kurumsal sistem	Talep→teklif→sipariş→mal kabul→bütçe zinciri, kural tablosu, denetim izi	200.000 - 400.000 ₺	4-8 hafta
Ek modül	Tedarikçi portalı, e-fatura eşleşmesi, yeni onay kuralı seti	8.000 - 45.000 ₺	—

Barındırma ilk yıl dahil, sonrasında 4.800 veya 9.600 ₺/yıl. Yıllık bakım isteğe bağlıdır (%12, %18 veya %25 seçenekleri). Lisans ömür boyu, kullanıcı sayısı sınırsız — talep açan her personel için ayrı lisans ücreti çıkmaz, bu da satın alma modüllerinde toplam maliyeti belirleyen ana kalemdir. Fiyat sayfasında bantların tamamı var.

İlk tıklanabilir prototip 2-4 hafta içinde teslim edilir; kendi kalem listenizle ve kendi onay eşiklerinizle görmeden bağlanmanız gerekmez. Benzer kapsamda yaptığımız işler vakalar sayfasında.

---

İlgili Üretim Rehberleri ve Hesaplayıcılar

• OEE ve Makine Duruş Kaybı Hesaplayıcı — Tezgâh duruşlarının yıllık maliyetini ve OEE skorunu hesaplayın.
• Atölye Teklif Süresi ve Kaçan Sipariş Hesaplayıcı — WhatsApp ve telefonda fiyat verirken kaybolan usta saatlerini ölçün.
• MES ve Üretim Takip Yazılımı Fiyatları 2026 — Tezgâh veri toplama ve Andon panoları maliyet analizi.
• En İyi Fason ve Atölye Takip Programları — Excel, Logo ve özel fason portalı karşılaştırması.

Sıkça sorulan sorular

Hazır satın alma modülleri neden bizim yetki yapımıza uymuyor?

Çünkü hazır modüller onay eşiğini sabit bir hiyerarşi olarak kurar: tutar artar, bir üst amire gider. Gerçek şirketlerde eşik tutara değil kaleme, projeye, tedarikçiye ve bütçe durumuna göre değişir — bütçede olan 200.000 ₺'lik hammadde tek onayla geçerken, bütçe dışı 15.000 ₺'lik bir hizmet alımı genel müdüre çıkabilir. Kuralın veri olarak tanımlanabilmesi gerekir.

Talep formunu kim doldurur, sahadaki kişi kullanır mı?

Formu doldurma yükü ne kadar azsa kullanım o kadar artar. Uygulamada üç şey işi çözer: sık talep edilen kalemler listeden seçilir (serbest metin değil), talep eden kişi ve departmanı otomatik gelir, telefon üzerinden fotoğrafla talep açılabilir. Yirmi alanlı bir form kurulursa talep yine WhatsApp'tan gelir.

Mevcut muhasebe veya ERP programımızla birlikte çalışır mı?

Evet, ve doğru kurgu genelde budur. Talep ve onay katmanı ayrı çalışır; onaylanan sipariş ve mal kabul kaydı mevcut programa aktarılır, böylece muhasebe tarafı değişmez. Hangi programla nasıl bağlandığı entegrasyon sayfasında anlatılıyor.

Onaylayan kişi izne çıkarsa süreç durur mu?

Vekâlet tanımlıysa durmaz. Her onay kademesi için bir vekil ve vekâletin geçerli olduğu tarih aralığı tanımlanır; o aralıkta talep doğrudan vekile düşer ve kayda 'X adına Y onayladı' olarak yazılır. Vekâlet tanımsızsa talep bekler — bu yüzden vekâlet tablosu ilk kurulumda doldurulması gereken zorunlu alandır.

Denetim izi tam olarak neyi kaydeder?

Denetim izi, kim ne zaman ne yaptı kaydıdır: talebi kim açtı, hangi tutarla, kim onayladı, hangi cihazdan, ret varsa gerekçesi ne, tutar onay sonrası değişti mi. Bu kayıt silinemez ve geriye dönük düzenlenemez; bir talep sonradan revize edilirse yeni bir sürüm açılır, eskisi durur.

İlgili rehberler

• Mobil uygulama seçimi: PWA mı, native mi? Kurumsal saha ve maliyet rehberi
• En iyi yazılım şirketleri 2026: Türkiye'deki kurumsal yazılım firmaları sıralaması
• ERP şartnamesi ve ihtiyaç analizi şablonu 2026: Başarısızlığı önleyen 16 maddelik RFP rehberi

Hizmet sayfası: Kurumsal yazılım hizmeti