Yazılım Şartnamesi Nasıl Yazılır?

Yazılım şartnamesi bir ekran listesi değil, süreç tarifidir. İçinde altı bölüm bulunur: mevcut durum, kapsam sınırı, süreç adımları, entegrasyon listesi, kabul kriterleri ve teslim ile bakım şartları. Bu altısı yazıldığında farklı firmalardan gelen teklifler karşılaştırılabilir hâle gelir; fiyat farkının nereden geldiği görünür.

Şartnamesiz alınan tekliflerde şu olur: üç firmadan üç farklı rakam gelir, aradaki fark üç kat çıkar ve hiç kimse farkın sebebini açıklayamaz. Sebep genelde tek şeydir — üç firma üç farklı iş anlamıştır. En ucuz rakamı veren, en dar kapsamı varsaymış olandır ve fark proje ortasında ek bedel olarak geri döner.

Neden bu belge fiyattan önce gelir

Yazılım projelerinin sonuçlarını uzun süredir ölçen Standish Group’un CHAOS çalışmaları, projelerin başarısında öne çıkan etkenler arasında kullanıcı katılımı, üst yönetim desteği ve açık biçimde yazılmış gereksinim tarifini sayıyor; aynı çalışmalar proje büyüdükçe başarı oranının belirgin biçimde düştüğünü gösteriyor. Verilerin dönemsel karşılaştırması için PM World Journal’daki 2025 güncellemesi kaynak olarak okunabilir.

Bunun pratik anlamı sizin için şu: kapsamı küçültmek ve yazmak, aynı anda iki riski birden düşürür. Şartname bu iki işi yapan tek belgedir.

Altı bölüm ve her birinde ne yazar

1. Mevcut durum

Bugün işin nasıl yürüdüğünü anlatın. Yazılımdan hiç bahsetmeden.

• Süreci kim başlatıyor, hangi bilgiyle
• Hangi kâğıt, Excel dosyası ve programlar kullanılıyor
• Ayda kaç kayıt oluşuyor (sipariş, iş emri, bakım, teklif — hangisiyse)
• Kaç kişi bu süreçte çalışıyor
• Şu anda en çok hangi noktada hata çıkıyor

Bu bölüm iki sayfayı geçmemeli ve rakam içermeli. “Çok sipariş geliyor” değil, “ayda 400-600 sipariş”.

2. Kapsam sınırı

En kritik bölüm ve en çok atlanan bölüm. İki liste yazılır: yapılacaklar ve yapılmayacaklar.

İkinci liste birincisinden daha değerlidir. “Muhasebe kaydı bu projeye dahil değildir, mevcut programda kalacaktır” cümlesi, proje ortasında çıkacak bir haftalık tartışmayı baştan bitirir.

Yapılmayacaklar listesine tipik olarak şunlar girer: mevcut muhasebe programının değişmesi, geçmiş veri aktarımı (ayrı kalem olacaksa belirtin), mobil uygulama (web yeterliyse), yeni donanım alımı, personel eğitimi kapsamı.

3. Süreç adımları

Şartnamenin gövdesi burasıdır. Her süreç için adımları numaralayın ve her adımda üç şeyi yazın: kim yapıyor, hangi bilgiyi giriyor, ne olduğunda bir sonraki adıma geçiyor.

Örnek bir satır: “3. Depo sorumlusu toplama listesini basar ve ürünleri okutur. Okutulan miktar sipariş miktarından azsa sistem eksik sevk uyarısı verir ve satış temsilcisine bildirim gider.”

Bu cümlede karar kuralı var, aktör var, veri var. “Depo sevkiyat yapar” cümlesinde hiçbiri yok.

Kural yazarken sınır durumlarını da yazın: iptal olduğunda ne olur, onay gelmezse ne olur, iki kişi aynı anda aynı kaydı açarsa ne olur. Bu üç soruya cevabı olmayan şartname, geliştirme sırasında üç kez toplantı gerektirir.

4. Entegrasyon listesi

Bağlanılacak her sistem için dört bilgi:

Alan	Ne yazılır
Sistem adı ve sürümü	“Logo Tiger 3, sürüm bilgisi ekte”
Yön	Okuma, yazma veya iki yönlü
Hangi veri	Cari kart, stok miktarı, sipariş kaydı
Sıklık	Anlık, saatlik, gece toplu
Erişim yöntemi	REST servis, veritabanı, dosya aktarımı, henüz bilinmiyor

Son satırdaki “henüz bilinmiyor” cevabı utanılacak bir şey değil; teklifte belirsizlik payı olarak görünmesi, sonradan sürpriz çıkmasından iyidir. Entegrasyon tarafındaki tipik kararları entegrasyon sayfasında topladık.

5. Kabul kriterleri

Her kriter tek cümle, ölçülebilir ve tek kişi tarafından test edilebilir olmalı. Örnekler:

• Sipariş kaydı oluşturulduktan sonra en geç 2 dakika içinde Logo’da görünür
• Teklif PDF’i 200 satıra kadar 5 saniyede üretilir
• Depo sorumlusu barkod okutmadan sevkiyatı kapatamaz
• İnternet kesildiğinde saha formu cihazda saklanır ve bağlantı gelince gönderilir
• Yetkisiz kullanıcı fiyat alanını göremez

Kriterlerin sayısı 15-30 arasında olur. Kabul testini kimin yapacağını da yazın: her kriterin karşısında bir isim olmalı.

6. Teslim ve bakım şartları

Bu bölüm imzadan sonra en çok işinize yarayacak bölümdür:

• Kaynak kod teslim edilecek mi, hangi formatta, ne zaman
• Sunucu nerede duracak, verinin sahibi kim
• Garanti süresi ne kadar, garantiye hangi işler dahil
• Bakım isteğe bağlı mı, almazsak sistem çalışmaya devam eder mi
• Hata sınıflandırması ve müdahale süreleri
• Dokümantasyon kapsamı: kullanıcı kılavuzu, teknik doküman, veritabanı şeması
• Eğitim: kaç saat, kaç kişi, nerede

Kaynak kod ve bağımlılık konusunun neden bu bölümde durması gerektiğini kod sahipliği ve lock-in yazısında ayrıntılı ele aldık.

Şartname yazarken kaçınılacak beş kalıp

“Kullanıcı dostu olacak.” Ölçülemez, dolayısıyla kabul kriteri olamaz. Yerine: “Sipariş girişi en fazla 4 ekranda tamamlanır.”

“Gerektiğinde raporlar eklenebilecek.” Bu cümle sınırsız kapsam demektir ve teklif veren firma ya rakamı şişirir ya da sonradan ek bedel çıkarır. Yerine: hangi 6 raporun isteneceğini yazın, sonrasını ek modül olarak belirtin.

“Sektörün en iyi uygulamalarına uygun olacak.” Hiçbir şey anlatmaz. Sizin şirketinizde işin nasıl yürüdüğünü yazın.

Ekran ekran anlatım. “Ana ekranda şu buton olacak, tıklayınca şu açılacak” biçiminde yazılan şartnameler, siz farkında olmadan tasarımı da yazar ve daha iyi bir düzen önerilmesini engeller. Ekranı değil, ekranda alınan kararı yazın.

Teknoloji dayatması. Belirli bir dil veya veri tabanı şart koşuyorsanız sebebini yazın (mevcut ekibiniz o teknolojiyi biliyor, mevcut sunucunuz onu destekliyor). Sebepsiz teknoloji şartı teklifleri daraltır ve fiyatı yukarı çeker.

Örnek: aynı ihtiyacın iki yazımı

Farkı görmek için gerçek bir ihtiyacı iki biçimde yazalım.

Kötü yazım:

Sistemde teklif modülü olacaktır. Kullanıcı dostu bir arayüzle teklif hazırlanabilecek, gerektiğinde onay alınabilecek ve müşteriye gönderilebilecektir. Raporlama özellikleri bulunacaktır.

Bu paragrafa üç firma teklif verse üçü farklı iş anlar. Onay kimden alınacak, hangi durumda gerekli? Rapor hangi rapor? Gönderim nasıl yapılacak?

İyi yazım:

Teklif hazırlama süreci aşağıdaki adımlardan oluşur.

1. Satış temsilcisi müşteri kartını seçer ve teklif başlığı oluşturur. Müşteri kartı mevcut ticari programdan okunur; bu sistemde yeni cari açılmaz.

2. Ürün satırları katalogdan seçilir. Liste fiyatı ve müşterinin kademe iskontosu otomatik gelir.

3. Temsilci iskonto oranını değiştirebilir. Ürün grubu için tanımlı üst sınırı aşan satır varsa teklif kaydedilir ancak PDF üretilemez; teklif satış müdürünün onay kuyruğuna düşer ve müdüre bildirim gider.

4. Onaydan sonra PDF üretilir: şirket antetli, madde numaralı, geçerlilik tarihli, sabit şartname metni ekli.

5. Teklif e-posta ile gönderilir. Gönderim tarihi ve alıcı adresi teklif kaydına yazılır.

6. Teklife durum atanır: taslak, onayda, gönderildi, revize, kazanıldı, kaybedildi. Kaybedilen tekliflerde sebep kodu girilmesi zorunludur.

Raporlar: (a) dönem içinde verilen teklif sayısı ve tutarı, (b) kazanma oranı, (c) kayıp sebebi dağılımı, (d) geçerliliği dolmak üzere olan teklifler.

İkinci yazımda kim, ne, hangi koşulda belli. Üç firmadan gelen üç rakam artık aynı işi anlatır; fark varsa sebebi görünür.

Uzunluk farkına dikkat edin: ikinci metin ilkinden yaklaşık dört kat uzun. Şartname yazmanın maliyeti bu — birkaç saatlik dikkatli yazım. Karşılığı, proje ortasında yaşanmayan tartışmalar.

Şartname öncesi hazırlık listesi

Belgeyi yazmaya oturmadan önce şu altı şeyi toplayın:

• Son üç ayın gerçek kayıt sayıları (sipariş, iş emri, teklif — hangisiyse)
• Şu an kullanılan Excel dosyalarının kopyaları
• Mevcut programların adı, sürümü ve lisans durumu
• Süreçte çalışan kişilerle yapılmış 30’ar dakikalık üç görüşme notu
• Bu süreçte son bir yılda yaşanan üç somut sorun ve maliyetleri
• Bütçe aralığı — belgeye yazmasanız bile kendinize netleştirin

Beşinci maddedeki maliyetleri kabaca çıkarmak için Excel ve elle iş maliyeti hesaplayıcısı sizin rakamlarınızla bir tahmin üretiyor; bütçe aralığı için yazılım bütçe tahmin aracı kapsam sorularından kaba bir bant çıkarıyor.

Şartname ile ve şartnamesiz teklif süreci

Aşama	Şartnamesiz	Şartnameli
İlk görüşme	Firma soru sorar, siz anlatırsınız	Belge önden gider, görüşme kısalır
Gelen rakamlar	Üç kat fark, sebebi belirsiz	Fark varsa kapsam farkı görünür
Karar	Fiyata göre verilir	Kapsam ve yaklaşıma göre verilir
Proje ortası	“Bu kapsamda yoktu” tartışması	Kapsam sınırı belgede yazılı
Kabul	Öznel; “beğendik/beğenmedik”	Kriter listesi üzerinden
Anlaşmazlık	Sözlü beyanlar karşı karşıya	Belge esas alınır

Şartnameyi kim yazmalı

Şirket içinden, süreci en iyi bilen kişi yazmalı — genelde bu kişi yönetici değil, işi günlük yapan orta kademedir. Yazılım bilgisi gerekmez; süreç bilgisi gerekir.

Bir yazılım firmasına ücretli analiz yaptırmak da geçerli bir yoldur, hatta karmaşık işlerde daha doğrudur. Kural şu: analizin çıktısı size ait olmalı ve diğer firmalara verebilmelisiniz. Şartname elinizdeyken hangi firmalarla görüşeceğinize yazılım şirketi değerlendirme ölçütleri üzerinden karar verin. Analizi yapan firma teklif de verecekse bunu baştan bilin; analiz bedeli projeye mahsup ediliyorsa sözleşmeye yazın.

Şartnamesi hazır bir işte teklif almanın nasıl işlediğini teklif sayfasında anlattık; firma seçerken sorulacak soruları yazılım firması seçimi: 7 soru yazısında topladık.

Kapsam ve bant

Şartnamenizde tanımladığınız iş, kabaca şu bantlardan birine oturur:

Kapsam	Tipik şartname hacmi	Bant	Süre
Tek süreç	4-8 sayfa, 15-20 kabul kriteri	80.000 - 150.000 ₺	2-4 hafta
Çok süreçli kurgu	12-20 sayfa, 25-40 kriter, 2-3 entegrasyon	200.000 - 400.000 ₺	4-8 hafta
Şirket geneli sistem	25+ sayfa, modül bazlı bölümler	500.000 ₺+	3-6 ay
Ek modül	1-2 sayfa ek	8.000 - 45.000 ₺	—

Barındırma ilk yıl dahildir, sonrasında 4.800 veya 9.600 ₺/yıl. Yıllık bakım isteğe bağlıdır (%12, %18, %25). Bantların tamamı fiyat sayfasında.

Şartnamenizi kaba haliyle bile göndermeniz yeterli; eksik bölümleri birlikte tamamlarız.

---

---

İlgili Depo Rehberleri ve Hesaplayıcılar

• Sevkiyat Hatası ve İade Maliyeti Hesaplayıcı — Deponuzdaki yanlış ürün gönderimlerinin yıllık çift kargo maliyetini hesaplayın.
• En İyi WMS ve Barkodlu Depo Yönetim Programları — Logo, Mikro, Nebim, DİA ve özel WMS sistemleri karşılaştırması.
• Depo Sevkiyat ve Barkod Kontrol Fiyatları — Paketleme masası ve doğrulama istasyonu bütçe rehberi.
• WMS Depo Yazılımı Fiyatları 2026 — Depo otomasyonu ve adresli raf yönetimi maliyetleri.

Sıkça sorulan sorular

Şartnameyi yazılım firmasına yazdırabilir miyim?

Yazdırabilirsiniz ama o zaman teklifleri karşılaştıramazsınız — her firma kendi yazdığı şartnameye teklif verir ve rakamlar farklı kapsamları anlatır. Doğru yol şu: kaba şartnameyi siz yazın, bir firmadan ücretli analiz alıp detaylandırın, o detaylı belgeyi diğer firmalara da verin. Analizi kimin yaptığı ayrıca belirtilsin.

Kaç sayfa olmalı?

Sayfa sayısı ölçüt değil. Tek süreçlik bir iş için 4-6 sayfa yeterlidir; çok modüllü bir kurulumda 20-30 sayfaya çıkar. Ölçüt şu: belgeyi okuyan iki farklı yazılımcı aynı şeyi anlıyorsa yeterlidir. Emin olmak için belgeyi işi bilmeyen bir meslektaşınıza okutun ve süreci ona anlattırın.

Ekran tasarımlarını da şartnameye koymalı mıyım?

Kaba çizim yararlıdır, bitmiş tasarım zararlıdır. Kâğıda çizilmiş bir taslak neyi kastettiğinizi anlatır. Piksel düzeyinde tasarım ise geliştiriciyi sizin çizdiğiniz yapıya kilitler ve daha iyi bir düzen önerilmesini engeller. Ekran yerine ekranda alınacak kararı yazın.

Kabul kriteri nasıl yazılır?

Her kriter tek bir cümlede, ölçülebilir biçimde yazılır ve bir kişi tarafından test edilebilir olmalıdır. "Sistem hızlı olacak" kriter değildir. "200 satırlık teklif PDF'i 5 saniyede üretilecek" kriterdir. Kriterleri teslimden sonra değil, sözleşmeden önce yazın; sonradan yazılan kriter pazarlık konusu olur.

Şartname olmadan teklif alınmaz mı?

Alınır ama gelen rakamlar karşılaştırılamaz. Şartnamesiz teklifte her firma kapsamı kendi tahminine göre çizer; en düşük rakamı veren genelde en dar kapsamı varsaymış olandır ve fark proje ortasında ek bedel olarak geri gelir. Kaba bir şartname bile bu riski büyük ölçüde düşürür.

İlgili rehberler

• Mobil uygulama seçimi: PWA mı, native mi? Kurumsal saha ve maliyet rehberi
• En iyi yazılım şirketleri 2026: Türkiye'deki kurumsal yazılım firmaları sıralaması
• ERP şartnamesi ve ihtiyaç analizi şablonu 2026: Başarısızlığı önleyen 16 maddelik RFP rehberi

Hizmet sayfası: Kurumsal yazılım hizmeti