Cari hesap takip programı nasıl kurulur? Tahsilat, vade ve risk limiti

Cari hesap takip programı muhasebe programının yerine geçmez, önüne kurulur. Bakiyeyi muhasebeden okur; üzerine risk limiti, vade uyarısı, çek portföyü ve mutabakat akışını ekler. Satış temsilcisi limiti aşan siparişi artık göremez hale gelir. Kurulum 80.000 - 150.000 ₺ bandında, 2-4 haftada devreye girer.

Toptan satış ve bayi dağıtımı yapan şirketlerde alacak, bilançoda tek satırdır ama günlük hayatta üç ayrı yerde durur: muhasebe programındaki bakiye, satış temsilcisinin defterindeki notlar ve finans müdürünün Excel’indeki çek listesi. Üçü hiçbir zaman aynı sayıyı göstermez. Aradaki fark, ay sonunda “tahsil edilemeyen” başlığı altında toplanır.

Muhasebe programı neyi yapmaz

Muhasebe programınız bakiyeyi doğru tutar. Yapmadığı dört şey var ve dördü de para kaybettirir.

Karar vermez. Bakiyesi limiti aşmış bir müşteriye 400 bin ₺‘lik sevkiyat çıkarken uyarı vermez. Uyarıyı verecek olan, sipariş girişindeki bir kuraldır.

Hatırlatmaz. Vadesi üç gün sonra dolacak fatura için kimseye bildirim gitmez. Hatırlatma bir listeye ve bir sorumluya bağlanmadıkça yapılmaz.

Çek portföyünü yönetmez. Elinizdeki çeklerin vade sırasına dizilmiş hali, hangisinin ciro edildiği, hangisinin bankada tahsile verildiği — bu bilgi genelde Excel’dedir.

Mutabakat üretmez. Dönem sonu mutabakat mektupları elle hazırlanır, elle gönderilir, gelen yanıtlar elle işaretlenir.

Bu dördü satış ve finans ekibinin işidir; muhasebenin ekranıyla yapılmaz. Bu yüzden yapılacak iş muhasebe programını değiştirmek değil, yanına bir tahsilat katmanı kurmaktır.

Risk limiti: sistemin çekirdeği

Risk limiti tek sayı değil, bir kural setidir. Kurulumda tanımlanacaklar:

• Limit tutarı. Cari bazında; grup şirketlerde grup limiti de tanımlanabilmeli.
• Vade süresi. Kaç gün vadeyle çalışılıyor; müşteri bazında farklı olabilir.
• Limite neyin dahil olduğu. Açık fatura, sevk edilmiş faturalanmamış mal, elinizdeki vadesi gelmemiş çekler ve açık siparişler — hangileri limite sayılacak? Bu soru en çok tartışılan sorudur ve cevabı finansın kararıdır.
• Aşım davranışı. Limit aşıldığında sipariş engellenir mi, onaya mı düşer, sadece uyarı mı verir?
• Kim onaylar. Aşım onayının yetki tablosu; tutara göre kademeli olabilir.

Beşinci maddedeki onay zinciri kurulmadan limit kuralı işe yaramaz — engel konur, herkes engeli aşmak için finans müdürünü arar ve telefon trafiği başlar. Onay akışlarının nasıl kurgulandığını onay akışları nasıl dijitalleşir yazısında ele aldık.

Vade takibi: üç liste yeterli

Liste	Ne gösterir	Kim bakar	Sıklık
Bu hafta vadesi dolan	Önümüzdeki 7 günde tahsil edilecek fatura ve çekler	Satış temsilcisi	Pazartesi sabahı
Gecikmiş alacak	Vadesi geçmiş tutarlar, gün sayısına göre kademeli	Finans	Her gün
Limit doluluk	Limitinin %80'ini geçmiş cariler	Satış müdürü	Haftalık

Üçüncü liste, kötü alacağın oluşmadan önce görüldüğü tek yerdir. Bir müşteri limitinin %80’ine geldiğinde konuşulacak konuşma, %140’ına geldiğinde yapılacak konuşmadan çok daha kolaydır.

Gecikmiş alacak listesinde kademe önemlidir: 1-15 gün, 16-30 gün, 31-60 gün, 60+ gün. Her kademenin farklı bir eylemi olmalı ve eylem sistemde kayıtlı kalmalı — kim aradı, ne konuşuldu, ne söz verildi.

Çek ve senet portföyü

Çek takibinin sistemde tutulması gereken alanları:

• Çek numarası, banka, şube, hesap bilgisi
• Keşideci ve ciro zinciri
• Vade tarihi ve tutar
• Hangi cariden, hangi fatura karşılığı alındı
• Durum: portföyde, tahsile verildi, ciro edildi, tahsil edildi, karşılıksız
• Karekod bilgisi ve alındığı tarihteki sorgu sonucu

Son madde 2020’lerin başından beri ticari hayatın standardı haline geldi. 5941 sayılı Çek Kanunu’nun getirdiği karekodlu çek uygulaması, çeki alan tarafın keşidecinin çek geçmişini ve yasaklılık durumunu sorgulamasına imkân veriyor; kanun metni mevzuat.gov.tr üzerinde.

Sistemde tutulması gereken şey sorgunun kendisi değil, sorgunun yapıldığı andaki sonucu. Çek karşılıksız çıktığında “biz aldığımızda temizdi” savunması, ancak o gün alınmış kayıtla desteklenebilir.

Ciro zinciri de aynı sebeple saklanır. Excel’de ciro edilen çekin satırı silinir; sistemde durum değişir ve iz kalır.

Mutabakat akışı

1. Dönem seçilir. Ay sonu, çeyrek sonu veya yıl sonu.

2. Özet üretilir. Her cari için açılış bakiyesi, dönem hareketleri ve kapanış bakiyesi.

3. Gönderilir. E-posta ile; içinde onay ve itiraz bağlantısı bulunur.

4. Yanıt kaydedilir. Onaylayanlar işaretlenir; itiraz edenlerde fark tutarı ve açıklama alınır.

5. Fark listesi çıkar. İtiraz edilen carilerde iki taraftaki hareketler yan yana listelenir. Çoğu fark tek sebepten çıkar: bir tarafın kaydettiği bir iskonto veya iade diğerinde yoktur.

6. Yanıt vermeyenler. Ayrı listede kalır ve hatırlatma gönderilir. Bu liste, mutabakatın en çok atlanan parçasıdır; yanıt vermeyen cari mutabık sayılmaz.

Bu akışın belge tarafı için evrak ve belge akışı otomasyonu yazısındaki arşiv düzeni geçerlidir.

Saha satış ekranı

Bayi ve toptan satışta sistemin gerçek karşılığı, temsilcinin müşteri kapısında gördüğü ekrandır. O ekranda dört şey olmalı ve fazlası olmamalı:

1. Açık bakiye ve vadesi geçmiş tutar
2. Kalan limit
3. Son 3 sipariş ve son 3 tahsilat
4. Sipariş gir / tahsilat makbuzu kes butonları

Tahsilat makbuzu telefondan kesildiğinde kayıt anında düşer, müşteriye SMS veya e-posta ile gider. Nakit tahsilatta temsilcinin üzerindeki tutar da ayrı bir hesapta izlenir; kasa teslimi yapılana kadar o tutar temsilcinin zimmetinde görünür.

Bayi tarafına sipariş ekranı da açmayı düşünüyorsanız b2b bayi portalı nasıl yapılır ve bayi sipariş sistemi kurulumu yazıları bu iki parçanın nasıl birleştiğini anlatıyor.

Kurulum sırası

Hafta 1 — Cari kart temizliği ve limit tablosu. Mükerrer cariler birleştirilir, grup şirketler ilişkilendirilir, limitler finans tarafından tabloya yazılır. Limit tablosu olmadan yazılım tarafı başlamaz.

Hafta 2 — Muhasebe bağlantısı. Bakiye ve hareket okuma kurulur. Logo, Netsis, Mikro gibi programlarda bağlantı yöntemi farklıdır; Logo entegrasyonu yazısında bu bağlantının nasıl kurulduğunu ayrıntılı ele aldık.

Hafta 3 — Limit kuralı ve onay akışı. Sipariş girişine limit kontrolü eklenir, aşım onay zinciri kurulur, uyarı listeleri açılır.

Hafta 4 — Çek portföyü ve saha ekranı. Mevcut çekler sisteme girilir, saha ekranı pilot bir temsilciyle denenir.

Sonraki dönem — Mutabakat. İlk mutabakat dönemini sistemle çalıştırın; ilk turda çıkan farklar veri kalitesini gösterir.

Devreye alma kontrol listesi

• Mükerrer cari kartlar birleştirildi, vergi numarası doluluk oranı ölçüldü
• Grup şirket ilişkileri tanımlandı
• Limit tutarları ve vade süreleri finans tarafından yazılı olarak verildi
• Limite neyin dahil olduğu (açık sipariş, elde çek, sevk edilmiş faturasız mal) karara bağlandı
• Aşım onay yetki tablosu hazırlandı
• Gecikme kademeleri ve her kademenin eylemi tanımlandı
• Mevcut çek portföyü sisteme aktarıldı, ciro edilmişler işaretlendi
• Saha temsilcilerinin cihazları ve erişim yetkileri belirlendi
• Nakit tahsilat zimmet akışı tanımlandı
• Mutabakat dönemi ve gönderim şablonu hazırlandı
• Eski Excel çek listesinin hangi tarihte kapanacağına karar verildi

Excel ile karşılaştırma

Konu	Excel + muhasebe programı	Cari ve tahsilat takip programı
Risk limiti	Kimsenin ekranında yok	Sipariş girişinde uygulanır
Limit aşımı	Sevkiyattan sonra fark edilir	Onay kuyruğuna düşer
Vade hatırlatma	Hatırlandığı kadar	Haftalık liste, sorumluya bağlı
Çek portföyü	Ayrı Excel, vade sırasız	Vade sırasına dizili, durum izli
Ciro edilen çek	Satır silinir, iz kaybolur	Durum değişir, zincir kalır
Mutabakat	Elle hazırlanır, günler sürer	Toplu üretilir, yanıt kaydedilir
Saha tahsilatı	Akşam ofiste girilir	Anında düşer, makbuz telefondan
Temsilci zimmeti	Takip edilmez	Kasa teslimine kadar izlenir

Alacak yaşlandırma ve sevkiyat durdurma eşiği

Tahsilat sisteminin finans tarafına verdiği asıl çıktı yaşlandırma tablosudur. Tablo cari bazında ve kademeli okunur.

Kademe	Ne anlama gelir	Tipik aksiyon
Vadesi gelmemiş	Normal işleyiş	İzlenir
1-15 gün	Genelde operasyonel gecikme	Temsilci arar, hatırlatır
16-30 gün	Ödeme sorunu ihtimali	Finans yazılı hatırlatma gönderir
31-60 gün	Ciddi risk	Yeni sevkiyat durur, ödeme planı konuşulur
60+ gün	Tahsil kabiliyeti tartışmalı	Hukuki süreç değerlendirilir

Kademeleri kendi sektörünüze göre ayarlayın; vadeli çalışan sektörlerde 30 gün normalken peşin çalışan sektörlerde 10 gün alarm sebebidir.

Sistemin yapması gereken iki şey var. Birincisi her kademedeki tutarı ve cari sayısını her sabah göstermek. İkincisi kademe atlayan carileri işaretlemek — bir müşteri 15 günden 30 güne geçtiğinde bu bir olaydır ve bildirim üretmelidir.

Sıkça atlanan bir kural daha var: yeni sevkiyat durdurma eşiği. Belirli kademeyi geçmiş carilere yeni sevkiyat çıkmasını sistem engellemelidir. Engelleme olmadığında şu döngü kurulur — müşteri ödemiyor ama sipariş vermeye devam ediyor, temsilci hedefi için sevk ettiriyor, borç büyüyor.

Engelleme kuralının işe yaraması için istisna yolu da tanımlı olmalı: kim, hangi tutara kadar, hangi gerekçeyle onay verebilir. İstisna yolu olmayan katı kurallar ilk acil durumda tamamen devre dışı bırakılır.

Bu kural ve istisna kurgusunu onay akışları nasıl dijitalleşir yazısında ayrıntılı ele aldık.

Kapsam ve bant

Kapsam	Ne içerir	Bant	Süre
Temel tahsilat takibi	Cari okuma, limit kuralı, vade listeleri, çek portföyü	80.000 - 150.000 ₺	2-4 hafta
Saha satışlı kurgu	Mobil bakiye ekranı, sipariş girişi, makbuz, zimmet, mutabakat akışı, iki yönlü muhasebe bağlantısı	200.000 - 400.000 ₺	4-8 hafta
Bayi ağı kurgusu	Bayi portalı, kademeli iskonto, bölge yetkileri, hedef ve prim takibi	500.000 ₺+	3-6 ay
Ek modül	Yeni rapor seti, ek entegrasyon, yeni belge tipi	8.000 - 45.000 ₺	—

Barındırma ilk yıl dahildir, sonrasında 4.800 veya 9.600 ₺/yıl. Yıllık bakım isteğe bağlıdır (%12, %18, %25). Lisans ömür boyudur, kullanıcı sayısı sınırsızdır — saha ekibi büyüdükçe bedel değişmez. Bantların tamamı fiyat sayfasında, yaklaşımın ayrıntısı kurumsal yazılım sayfasında.

---

---

İlgili Bayi ve Sipariş Rehberleri

• B2B Bayi Sipariş Portalı Fiyatları 2026 — Toptancı ve distribütör bayi portalları maliyet analizi.
• Elle İş Maliyeti Hesaplayıcı — Manuel sipariş girişi ve mutabakat için harcanan yıllık emek kaybını hesaplayın.
• En İyi B2B Bayi Portalı Yazılımları 2026 — T-Soft, Ticimax, Logo ve özel bayi portalı incelemesi.
• Saha Satış ve Plasiyer Programı Fiyatları — Plasiyer mobil sipariş ve cari takip sistemleri.

Sıkça sorulan sorular

Muhasebe programımızda zaten cari hesap var, ayrı program neden?

Muhasebe programı bakiyeyi doğru tutar ama karar vermez. Risk limitini aşan siparişi durdurmaz, vadesi yaklaşan alacağı satışçıya hatırlatmaz, mutabakat mektubunu tek tuşla göndermez, çek portföyünü vade sırasına dizip nakit akışını göstermez. Bu dört iş muhasebenin değil, satış ve finans ekibinin işidir ve ayrı bir ekran ister.

Risk limitini kim belirler, sistem mi?

Limiti finans belirler, sistem uygular. Her cariye bir limit ve bir vade süresi tanımlanır; sipariş girildiğinde açık bakiye ile birlikte hesaplanır. Limit aşılıyorsa sipariş otomatik onay kuyruğuna düşer ve onay verilmeden sevk edilemez. Limitin kim tarafından, hangi tarihte değiştirildiği kayıtta kalır.

Çek takibini Excel'de tutmanın zararı ne?

İki yerde çıkar. Birincisi nakit akışı: vade sırasına dizilmemiş çek portföyünde önümüzdeki ay ne kadar tahsilat olacağı görünmez. İkincisi ciro edilen çekler: bir çek başkasına ciro edildiğinde Excel'de satır silinir ve izi kaybolur; karşılıksız çıktığında geri dönüş zinciri kurulamaz.

Mutabakat nasıl otomatikleşir?

Sistem dönem sonunda her cari için bakiye ve hareket özetini üretir, e-posta olarak gönderir, karşı tarafın onay veya itirazını kaydeder. İtiraz edilen carilerde fark listesi otomatik çıkar. Elle yapıldığında yüz cari için birkaç gün süren iş, sistemde birkaç saate iner ve yanıt vermeyenler ayrı listede kalır.

Saha satış ekibi bakiyeyi telefondan görebilir mi?

Görebilir ve bu, sistemin en çok işe yarayan parçasıdır. Temsilci müşteri kapısında açık bakiyeyi, vadesi geçmiş tutarı ve kalan limiti görür. Tahsilat aldığında makbuzu telefondan keser, kayıt anında düşer. Ofise dönüp akşam giriş yapma alışkanlığı böyle biter.

İlgili rehberler

• Mobil uygulama seçimi: PWA mı, native mi? Kurumsal saha ve maliyet rehberi
• En iyi yazılım şirketleri 2026: Türkiye'deki kurumsal yazılım firmaları sıralaması
• ERP şartnamesi ve ihtiyaç analizi şablonu 2026: Başarısızlığı önleyen 16 maddelik RFP rehberi

Hizmet sayfası: Kurumsal yazılım hizmeti