Personel Takip ve Puantaj Programı Nasıl Kurulur?

Puantaj programı dört kayıttan kurulur: giriş-çıkış hareketi, vardiya planı, izin talepleri ve ay sonunda çıkan puantaj tablosu. Bu dördü birbirine bağlandığında fazla mesai hesabı ve bordro aktarımı elle yapılmaz. Tek şirket, tek vardiya düzeninde kurulum 80.000 - 150.000 ₺ bandında, 2-4 haftada devreye girer.

Puantajın elle tutulduğu şirketlerde ay sonu üç gün sürer ve her ay aynı üç soru tartışılır: bu kişi o gün geldi mi, bu mesai onaylı mıydı, bu izin hangi yıldan düşüyor. Üçünün de cevabı aslında kayıtta vardır; sorun kayıtların üç ayrı yerde durmasıdır — turnike raporunda, WhatsApp mesajlarında ve bir Excel dosyasında.

Önce yasal çerçeve: neyi kaydetmek zorundasınız

4857 sayılı İş Kanunu’nun 41. maddesi fazla çalışmayı düzenler ve yıllık fazla çalışma süresinin 270 saati aşamayacağını belirtir; 63. madde haftalık çalışma süresini 45 saat olarak koyar. Kanun metni mevzuat.gov.tr üzerinde.

Pratikte bunun yazılıma yansıması üç madde:

• Fazla çalışma ayrı kaydedilmeli. Toplam çalışma saatinin içinde erimiş fazla mesai, itiraz halinde savunulamaz.
• Yıllık toplam izlenmeli. 270 saatlik sınıra yaklaşan personel için uyarı üretmeyen sistem, sınırı ancak yıl sonunda fark ettirir.
• Onay izi kalmalı. Fazla çalışmanın kim tarafından, ne zaman onaylandığı kayıtta durmalıdır. “Sözlü söylendi” ifadesi ihtilafta bir tarafın beyanıdır.

Yıllık ücretli izin tarafında da bakiye hesabının hangi hak ediş yılından düştüğü kayıtta görünmelidir; devreden izin ile o yıl hak edilen izni ayırmayan sistemler bakiyeyi yanlış gösterir.

KVKK 2026/921 kararı: parmak izi ve yüz tanıma tarafında ne değişti

Bu, 2026’da personel takip yatırımı yapacak her şirketin okuması gereken tek belge. Kişisel Verileri Koruma Kurulu’nun 29.04.2026 tarihli ve 2026/921 sayılı ilke kararı 2 Haziran 2026’da Resmî Gazete’de yayımlandı.

Kararın özü şu: mesai takibinin biyometrik tanıma sistemlerine dayandırılmaması, bunun yerine şifreli kart, PIN kodlu geçiş, RFID/NFC kimlik kartı veya imza usulü gibi daha az müdahaleci yöntemlerin kullanılması gerekiyor. Kurul, işçi ile işveren arasındaki yapısal güç dengesizliği nedeniyle çalışanın imzaladığı açık rıza beyanının tek başına yeterli sayılamayacağını ve daha az müdahaleci alternatifler varken geri döndürülemez biyometrik veri işlemenin ölçülülük ilkesiyle bağdaşmadığını belirtiyor.

Kaynak: KVKK kamuoyu duyurusu ve Resmî Gazete metni. Kararın kendi şirketinizdeki uygulamasını hukuk danışmanınızla değerlendirin; burada yazılım tarafındaki karşılığını anlatıyoruz.

Yazılım tarafındaki karşılığı net: yeni kurulan bir puantaj sistemi kimlik doğrulamasını kart, PIN, QR veya konum damgası üzerinden kurar. Mevcut parmak izi cihazınız varsa değiştirilecek katman donanımdır, yazılım tarafı aynı kalır — sistem “kim, ne zaman, nereden” bilgisini hangi cihazdan aldığına bakmaz.

Kişisel veri tarafını genel olarak nasıl kurguladığımızı kurumsal yazılım güvenliği: verileriniz nerede yazısında anlattık.

Kimlik doğrulama yöntemleri: karşılaştırma

Yöntem	Nasıl çalışır	Nerede uygun	Zayıf tarafı
Kartlı geçiş (RFID/NFC)	Personel kartı turnikeye veya okuyucuya okutur	Fabrika, ofis, sabit iş yeri	Kart başkasına verilebilir; kart kaybı yönetimi gerekir
PIN kodu	Terminale kişiye özel kod girilir	Küçük ekipler, düşük bütçe	Kod paylaşılabilir; giriş yavaştır
Telefondan konum damgalı giriş	Uygulamadan başlat/bitir; konum kaydedilir	Saha servisi, şantiye, sevkiyat	Telefon şart; konum izni yönetilmeli
Sabit noktadaki QR kod	İş başı yapılan noktadaki kod okutulur	Çok noktalı saha ekipleri	Kodun fotoğrafı paylaşılabilir; dönüşümlü kod gerekir
İmza çizelgesi	Kâğıt çizelge, amir gözetiminde	Çok küçük ekipler, geçici şantiye	Elle sisteme girilir; ay sonu yükü kalkmaz

Çoğu şirkette tek yöntem yetmiyor: fabrikada kart, sahada telefon, ofiste PIN birlikte çalışıyor. Programın bunu tek puantaj tablosunda birleştirmesi gerekir; kaynağı farklı olduğu için ayrı raporlar üreten sistemler ay sonu yükünü ikiye katlar.

Puantaj tablosunun içinde ne olmalı

Ay sonunda bordroya giden tablo şu sütunları taşımalı:

• Normal çalışma saati
• Fazla çalışma saati (onaylı ve onaysız ayrı)
• Hafta tatili çalışması
• Resmî tatil çalışması
• Gece vardiyası saati
• Yıllık ücretli izin günü
• Ücretsiz izin günü
• Raporlu gün
• Devamsızlık günü

Sütun sayısını azaltmaya çalışmayın; birleştirilen her sütun bordroda bir tartışma açar. Buna karşılık ekranda operatörün gördüğü alan sayısını azaltın — veri girişi ile rapor çıktısı aynı şey değildir.

İzin akışı: talepten bakiyeye

İzin, puantajın en çok ihtilaf üreten girdisidir çünkü çoğu şirkette WhatsApp’ta konuşulur ve hiçbir yere yazılmaz.

1. Talep açılır. Personel tarihleri seçer, izin tipini işaretler. Sistem seçilen tarih aralığındaki iş günü sayısını kendisi hesaplar; resmî tatilleri düşer.

2. Bakiye kontrolü. Talep açılırken kalan izin bakiyesi ekranda görünür. Bakiyeyi aşan talep otomatik uyarı verir.

3. Onay. Yöneticiye bildirim gider. Onay ekranında aynı dönemde izinli olan diğer ekip üyeleri görünür — bu tek ekran, “aynı hafta üç kişi izne çıkmış” durumunu baştan engeller.

4. Puantaja işlenmesi. Onaylanan izin puantaj tablosuna kendiliğinden düşer. İkinci bir giriş yapılmaz.

5. Bakiye güncellemesi. Hak ediş yılına göre düşüm yapılır; devreden izin ile o yılın izni ayrı satırlarda görünür.

Onay kurgusunun genel mantığını onay akışları nasıl dijitalleşir yazısında ayrıntılı ele aldık.

Kurulum sırası

Hafta 1 — Vardiya ve çalışma düzenleri. Kaç farklı çalışma düzeniniz var, gerçekten kaçı birbirinden farklı? Çoğu şirket “beş vardiyamız var” diye başlar, tabloya dökünce iki düzen çıkar. Bu adım yazılımdan önce yapılır.

Hafta 2 — Kimlik doğrulama ve terminal. Kart, PIN veya QR kararı verilir, okuyucular yerleştirilir, personel kartları basılır. Sahada çalışanlar için mobil giriş test edilir.

Hafta 3 — İzin ve onay akışı. İzin tipleri, onay zinciri ve bakiye başlangıç değerleri girilir. Başlangıç bakiyeleri en çok hata çıkan yerdir; mevcut kayıtlarınızla iki kez karşılaştırın.

Hafta 4 — Bordro aktarımı ve paralel ay. İlk ay hem eski yöntemle hem sistemle puantaj çıkarın, iki tabloyu satır satır karşılaştırın. Fark çıkan her satır, kurulumdaki bir eksiği gösterir.

Devreye alma kontrol listesi

• Çalışma düzenleri tabloya döküldü, gerçekten farklı olanlar sayıldı
• Kimlik doğrulama yöntemi KVKK 2026/921 kararı gözetilerek seçildi
• Aydınlatma metni ve işleme envanteri güncellendi
• İzin tipleri ve onay zinciri tanımlandı
• Yıllık izin başlangıç bakiyeleri iki kaynaktan doğrulandı
• Fazla çalışma onay akışı kuruldu; kim onaylıyor, hangi limitte
• 270 saatlik yıllık sınıra yaklaşan personel için uyarı eşiği belirlendi
• Bordro programının kabul ettiği aktarım formatı doğrulandı
• Sahada çalışanlar için mobil giriş gerçek bir şantiyede denendi
• Eski Excel puantajının hangi ayda kapanacağına karar verildi

Excel ile karşılaştırma

Konu	Excel puantaj	Puantaj programı
Giriş-çıkış kaydı	Turnike raporu elle aktarılır	Doğrudan sisteme düşer
Vardiya değişimi	Tablo elle güncellenir	Plan değişince puantaj kendiliğinden değişir
İzin	WhatsApp’ta konuşulur, hatırlandığı kadar işlenir	Talep, onay, bakiye tek akışta
Fazla mesai onayı	Sözlü	Kayıtlı; kim, ne zaman onayladı görünür
Yıllık 270 saat sınırı	Yıl sonunda fark edilir	Eşiğe yaklaşınca uyarı
Bordroya aktarım	Elle tuşlanır	Formatlı dosya olarak üretilir
İtiraz çıktığında	Excel dosyası tek kanıt	Hareket kaydı, onay izi ve tablo birlikte

Personel sayısı ve doğru seçenek

Dürüst ayrımı verelim. 30 personelin altındaysanız ve tek vardiya çalışıyorsanız hazır bir bulut puantaj aboneliği işinizi görür; kurulum masrafına girmeyin.

Bize gelen işler genelde şu üç durumdan doğuyor: vardiya kuralınız (dönüşümlü, 12/24, esnek başlangıç) hazır programın modeline sığmıyor; fazla mesai hesabınızda toplu sözleşmeden gelen kendinize özgü bir kural var; ya da puantaj, üretim veya saha sisteminizle aynı veriyi paylaşmak zorunda — operatörün iş emrinde geçirdiği süre ile puantajdaki süre aynı kaynaktan gelmeli.

Üçüncü durum en çok imalatçılarda çıkıyor. Puantajı üretim takibiyle birleştirmeyi düşünüyorsanız üretim takip programı nasıl seçilir yazısı iki tarafın nasıl birleştiğini anlatıyor; genel yaklaşım kurumsal yazılım sayfasında.

Vardiya kurgusunun üç zor noktası

Puantaj projelerinde süreyi uzatan şey giriş-çıkış kaydı değil, vardiya kurallarıdır. Üç nokta neredeyse her projede çıkıyor.

Gece yarısını geçen vardiya. 22:00’de başlayıp 06:00’da biten vardiyada çalışma iki takvim gününe yayılır. Saatler hangi güne yazılacak, hafta tatili hesabı hangi günü esas alacak? Kararı baştan verin ve sistemde tek kural olarak tanımlayın; iki farklı yorumun aynı anda çalıştığı sistemler ay sonunda tutmayan tablo üretir.

Vardiya değişim haftası. Dönüşümlü vardiyada personel sabahçıdan gececiye geçerken arada normalden kısa veya uzun bir dinlenme kalır. Bu geçiş haftasında haftalık çalışma süresi normalin üstüne çıkabilir. Sistem bunu fazla mesai olarak mı sayacak, denkleştirme olarak mı? Karar sizin çalışma düzeninize ve varsa toplu sözleşmenize bağlıdır.

Esnek başlangıç. Ofis tarafında “08:00-09:00 arası gelinir” düzeni varsa geç kalma tanımı değişir. Sistemde tolerans süresi tanımlanır, toleransın dışına çıkan girişler ayrı listede toplanır. Toleransı olmayan sistemler her sabah onlarca sahte geç kalma kaydı üretir ve liste kısa sürede anlamsızlaşır.

Üçünün ortak dersi şu: bunlar yazılım kararı değil, insan kaynakları kararıdır. Kurulum başlamadan önce yazılı hale getirin. Yazılı olmadığında kararı kurulum sırasında yazılımcı verir ve verdiği karar sonradan tartışılır.

Bu tip kural setlerinin nasıl belgeye dönüştüğünü yazılım şartnamesi nasıl yazılır yazısında anlattık.

Kapsam ve bant

Kapsam	Ne içerir	Bant	Süre
Tek düzen puantaj	Giriş-çıkış, tek vardiya, izin akışı, puantaj tablosu, bordro dosyası	80.000 - 150.000 ₺	2-4 hafta
Çok vardiyalı kurgu	Dönüşümlü vardiya, gece/tatil kuralları, saha mobil giriş, onay hiyerarşisi, iki yönlü bordro bağlantısı	200.000 - 400.000 ₺	4-8 hafta
Çok tesisli kurgu	Tesis bazlı yetki, taşeron personel ayrımı, kapı geçiş sistemleri entegrasyonu	500.000 ₺+	3-6 ay
Ek modül	Yeni vardiya tipi, yeni rapor, ek entegrasyon	8.000 - 45.000 ₺	—

Barındırma ilk yıl dahildir, sonrasında 4.800 veya 9.600 ₺/yıl. Yıllık bakım isteğe bağlıdır (%12, %18, %25). Lisans ömür boyudur ve personel sayısı arttıkça bedel değişmez — kullanıcı başı abonelikten ayrıştığı nokta budur. Bantların tamamı fiyat sayfasında.

---

---

İlgili Üretim Rehberleri ve Hesaplayıcılar

• OEE ve Makine Duruş Kaybı Hesaplayıcı — Tezgâh duruşlarının yıllık maliyetini ve OEE skorunu hesaplayın.
• Atölye Teklif Süresi ve Kaçan Sipariş Hesaplayıcı — WhatsApp ve telefonda fiyat verirken kaybolan usta saatlerini ölçün.
• MES ve Üretim Takip Yazılımı Fiyatları 2026 — Tezgâh veri toplama ve Andon panoları maliyet analizi.
• En İyi Fason ve Atölye Takip Programları — Excel, Logo ve özel fason portalı karşılaştırması.

Sıkça sorulan sorular

Parmak izi okuyucusu hâlâ kullanılabilir mi?

Kişisel Verileri Koruma Kurulu'nun 29.04.2026 tarihli ve 2026/921 sayılı ilke kararı, mesai takibinin biyometrik tanıma sistemlerine dayandırılmamasını, bunun yerine kartlı veya PIN'li sistem, RFID/NFC kimlik kartı ya da imza usulü gibi alternatiflerin kullanılmasını öngörüyor. Karar, işçi-işveren ilişkisindeki güç dengesizliği nedeniyle açık rızanın tek başına yeterli sayılmadığını belirtiyor. Kurulum kararı vermeden önce kararın metnini mutlaka okuyun.

Excel puantaj yeterli değil mi?

Otuz personele kadar yeterli olabilir. Sınır iki yerde çıkar: vardiya değişimi ve fazla mesai hesabı. Vardiyalı düzende Excel'de tutulan tablo ay ortasında gerçekle ayrışır; fazla çalışma hesabında ise yasal sınır ve zamlı ücret kuralı formüle gömülünce kimse formülü kontrol edemez hale gelir. Bordro itirazı çıktığında elinizde kanıt olarak yalnız o Excel dosyası kalır.

İzin talebi de aynı programda mı olmalı?

Evet, çünkü izin puantajın girdisidir. İzin ayrı bir yerde takip edilirse ay sonunda "bu kişi o gün neredeydi" sorusu iki kayda bakmayı gerektirir. İzin talebi sistemde açılır, yönetici onaylar, onaylanan gün puantaj tablosuna kendiliğinden işlenir ve yıllık izin bakiyesinden düşer.

Mevcut bordro programımızı değiştirmek zorunda mıyız?

Hayır. Puantaj programı bordro programının önüne kurulur: ay sonunda çıkan puantaj tablosunu bordro programınızın kabul ettiği formatta üretir. Muhasebe ekibinizin ekranı değişmez, sadece elle giriş biter. Aktarımın nasıl kurulduğunu entegrasyon sayfasında anlattık.

Sahada çalışan personelin giriş-çıkışı nasıl alınır?

Şantiye, saha servisi ve sevkiyat ekiplerinde turnike yoktur. Pratikte iki yöntem çalışır: telefondan konum damgalı giriş-çıkış, ya da işbaşı yapılan noktadaki QR kodun okutulması. İkisinde de kaydın hangi konumdan geldiği görünür; kaydın kendisi kişinin sürekli takibi anlamına gelmez, sadece iki uç nokta damgalanır.

İlgili rehberler

• Mobil uygulama seçimi: PWA mı, native mi? Kurumsal saha ve maliyet rehberi
• En iyi yazılım şirketleri 2026: Türkiye'deki kurumsal yazılım firmaları sıralaması
• ERP şartnamesi ve ihtiyaç analizi şablonu 2026: Başarısızlığı önleyen 16 maddelik RFP rehberi

Hizmet sayfası: Kurumsal yazılım hizmeti